Организационные формы работы с документами. Этот раздел делится на пункты в соответствии с группами организаций, подразделений, должностных лиц

Взаимоотношения

Этот раздел делится на пункты в соответствии с группами организаций, подразделений, должностных лиц, с которыми эти взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внутренних взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения с руководством организации. Взаимоотношения заключаются в представлении и в получении документов и информации. Соответственно каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с перечислением документов.

Пример начала данного раздела:

6. Взаимоотношения

Служба ДОУ осуществляет взаимоотношения:

6.1 С руководством института

Представляет: поступившие документы с проектами резолюций, проекты распорядительных документов на подписание, аналитические справки по вопросам исполнения документов, проекты исходящих документов на подписание и утверждение…

Получает: поступившие документы с резолюциями, подписанные распорядительные документы, приказы и распоряжения по вопросам деятельности самой службы ДОУ, подписанные или утвержденные исходящие документы для отправки …

Взаимоотношения с такими подразделениями как юридический отдел, служба кадров имеет специфику, поэтому для них в этом разделе выделяют отдельные пункты. Остальные отделы (производственные, технические) имеют однотипные взаимоотношения. С большинством функциональных подразделений отношения службы ДОУ однотипные и документы, которыми с ними обмениваются другие структурные подразделения, также будут однотипными. Все функциональные подразделения объединяются в этом разделе в 1 пункт, и документы перечисляются 1 раз.

Положения разрабатывает и подписывает руководитель самой службы, утверждает руководитель организации. Оформляется положение на общем бланке организации. Положение обязательно согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, при переподчинении службы делопроизводства.

Практика выработала 3 формы работы с документами в любом управленческом аппарате:

- Централизованную;

- Децентрализованную;

- Смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение в введении одного структурного подразделения. Этим подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций от момента получения или создания документа до сдачи его в архив:

- Прием;

- Обработка поступающих документов;

- Регистрация;

- Контроль за исполнением;

- Справочно-информационная работа;

- Систематизация и хранение документов;

- Отправка документов;

- Подготовка документов для передачи в архив.

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с объемом документооборота до 10000 документов в год.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования.

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка, тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении выполняется операция по созданию документов, их систематизация, хранение и предархивные обработки.

Иногда предполагается, что регистрация документов производится для одних массивов документов централизованно, а для других децентрализовано. Разделение этих массивов производится по критерию адресования.

По структурным подразделениям чаще всего регистрируются внутренние документы по месту их создания. Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. После разработки положения о службе ДОУ, если эта служба в большой организации с подразделениями, то должны быть разработаны положения этих подразделений.