Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименование должностей работников, занятых в службе ДОУ были официально закреплены в 1967 году общегосударственным нормативным документом, который называется единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является «Общероссийский классификатор профессии рабочих должностей руководителей, специалистов и служащих» (1995 год). Эти же наименования должностей включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих» (издан Министерством труда России в 1998 году). Согласно этим нормативным документам все работники службы ДОУ делятся на 3 категории:

- руководители.

- специалисты.

- технические исполнители.

1. Руководители.

Категория включает:

- заведующий службы ДОУ (управляющий делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом);

- заведующий протокольным отделом;

- начальник секретариата;

- заведующий архивом;

- начальник центра подготовки документов и начальник копировального бюро.

Основная функция всех руководителей – планирование и распределение работ, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

2. Специалисты

Категория включает:

- документовед;

- помощник руководителя;

- референт;

- редактор;

- архивист;

- инспектор;

- секретарь руководителя;

- секретарь коллегии;

- корректор.

Функции всех специалистов связаны с выполнением как технических, так и оперативных задач. Им также поручаются творческие операции по анализу и обобщению информации.

В организации разрешается устанавливать должность старшего специалиста. Причем соотношение между старшим специалистом и специалистом 1:2.

3. Технические специалисты

Категория включает:

- экспедитор;

- делопроизводитель;

- машинистки и стенографистки;

- технические секретари;

- курьеры;

- операторы организационной и вычислительной техники.

Обязанности технических специалистов сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Известны 2 методики расчета численности работников службы ДОУ:

1) Первая построена на учете документов в документообороте

Численность=0,00016*Д^0,98*р^0,1

где

Д - объем документооборота в организации;

Р – численность работников в аппарате управления.

2) Вторая методика предусматривает расчет численности службы ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. В межотраслевых документах разработаны нормативы на регистрацию, контроль, составление номенклатуры дел, на стенографические, копировальные и машинописные работы.

Численность=

В числителе сумма трудоемкостей Т_н. и Т_н.н.

Т_н. – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1. Этот коэффициент учитывает затраты времени на личные нужды и обслуживание рабочего места.

Т_н.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами. Она рассчитывается экспертным путем и равна 114,2 человек часов.

Ф_п.в. – годовой фонд рабочего времени. Он обычно равен 1910 часам.

Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работников в данном учреждении должна составлять:

- для министерств и ведомств – 12-15%;

- для промышленных предприятий – 0,5%.