2014-02-12
3503
Сопроводительное письмо необходимо в том случае, если вы хотите привлечь внимание руководителя предприятия к своей персоне и выделить себя среди других претендентов. Рекомендации по составлению сопроводительного письма:
1. текст должен быть кратким, набран на компьютере
2. обращаться необходимо по имени, отчеству
3. начать письмо нужно с указания того, откуда вы узнали о вакансии, а далее сказать несколько добрых слов о фирме, указать должность на которую вы претендуете, похвалить себя, подчеркнуть вашу ценность для предприятия.
4. Необходимо поблагодарить за внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество.
Рекомендательное письмо предает солидность вашему резюме. Рекомендательное письмо может быть составлено от имени предприятия где вы работали раньше или от имени учебного заведения где вы обучались.
4. При поступлении на работу граждане подают личное письменное заявление с просьбой о приеме на работу, указывая при этом профессию, специальность, должность. Личное заявление работника о приеме (об увольнении, переводе) пишется от руки или на трафаретном бланке предприятия.
В заявлении указывают:
- адресат (должность, ФИО руководителя предприятия);
- автор документа (при поступлении на работу указываются домашний адрес автора документа);
- наименование вида документа
- текст
- личная подпись составителя, ее расшифровка
- дата составления документа.
В заявлении не принято писать предлог «от». В заявлении о переводе на другую должность нужно указать занимаемую должность, а адрес не указывается. Заявление о предоставлении учебного отпуска и других видов отпусков (за исключением очередного) должны содержать указания о наличии необходимых документов: справка с места учебы. Заявление о приеме на работу, об увольнении, переводе после его рассмотрения являются основанием для издания приказа по личному составу.
5. Приказы по личному составу оформляются строго отдельно от приказов по основной деятельности. Приказами по личному составу оформляется прием, перевод, увольнение сотрудников, предоставление отпуска, направление в командировки поэтому в заголовке к тексту могут быть слова:
– о приеме
– об увольнении
– о поощрении
– о предоставлении отпуска и т.д.
Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а распорядительная часть начинается сразу с распорядительного действия: «Принять», «Уволить», «Перевести» и т.д. А далее с абзаца указывается фамилия, имя, отчество лица о котором издается приказ.
Различают приказы по личному составу простые (индивидуальные) и сложные (сводные). В простых приказах по личному составу содержится информация только об одном сотруднике, а в сложных приказах отражается информация о нескольких работниках.
Если это приказ о приеме на работу, то указывается Фамилия, Имя, Отчество полностью, установленный размер заработной платы.
При переводе на другую должность в приказе необходимо указать новую должность, причину перевода и изменения оплаты труда.
При увольнении – причину увольнения в соответствии со статьями ТК РФ.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дату начала и окончания.
При направлении в командировку – указываем продолжительность командировки, место направления работника.
Каждый пункт приказа по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание (Основание: …….), а дальнейшем приказ доводится до работника под расписку с проставлением его подписи и даты подписания.
Прием на работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:
Резюме и анкета составляются по требованию кадровой службы. Кроме того работником предоставляется в бухгалтерию предприятия справка с предыдущего места работа о заработной плате с указанием начислений и удержаний с начала календарного года.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания договора издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка. В дополнение к ней заводится личное дело на каждого сотрудника. Затем делается запись в трудовой книжке. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, где на него заводится лицевой счет по заработной плате.
Увольнение работника производится по следующей схеме:
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Кадровая служба готовит проект приказа об увольнении и предоставляет его на подпись руководителю. После подписания приказа делается запись об увольнении в трудовой книжке работника и в его личной карточке. Копии приказов поступают в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
Схема документирования при увольнении работника
|
 | |||
 | |||
Тема «Денежные финансово – расчетные документы».
- Документирование хозяйственных операций.
- документальное оформление поступления и выдачи наличных денег на предприятии.
- Документальное оформление выдачи наличных денег под отчет.
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) дата составления и номер документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
6) наименование должностей и лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
7) личные подписи и их расшифровки.
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно, то сразу же после ее окончания. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковой ручкой или же при помощи средств механизации, обеспечивающие сохранность записей в течение всего срока хранения. Внесение исправлений в бухгалтерские и кассовые документы не допускаются. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции и являются основанием для отражения этой информации в регистрах бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в приятых к учету первичных документах для отражения на счетах бухгалтерского учета. Хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета отражаются в хронологическом порядке и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться организацией в течение 5 лет и ответственность за сохранность документов несет руководитель организации.
2. Документальное оформление поступления и выдачи наличных деньг осуществляется на предприятии посредством создания таких документов как:
· приходный кассовый ордер;
· расходный кассовый ордер,
· платежные и расчетно – платежные ведомости и т.д.
Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие должно иметь кассу. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, которые выписываются работником бухгалтерии в 1 (одном) экземпляре и подписываются главным бухгалтером и кассиром. О приеме денежных средств в кассу лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира. Приходный кассовый ордер гасится штампом «ПОЛУЧЕНО». До передачи в кассу приходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов.
Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам и надлежаще оформленным документам с наложением на эти документы штампа «ОПЛАЧЕНО». Документы на выдачу денег из кассы подписываются руководителем предприятия, главным бухгалтером и кассиром. Выписываются в 1 (одном) экземпляре и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов.
Расчетно – платежная ведомость применяется для расчета и выдачи заработной платы и составляется в одном экземпляре. В расчетно – платежной ведомости производится начисление заработной платы, определяется размер удержаний и сумма подлежащая к выдаче.
Кассовая книга применяется для учета движения денежных средств в кассе предприятия. Каждое предприятие ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита и скреплена печатью предприятия. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах: первый (с горизонтальной линовкой) – заполняется кассиром и остается в кассовой книге, а второй – заполняется через копировальную бумагу и служит отчетом кассира перед главным бухгалтером. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе предприятия на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
3. Из кассы предприятия может производиться выдача наличных денег под отчет на хозяйственные, командировочные расходы.
Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованной сумме и произвести окончательный расчет по ним. С этой целью ими составляется авансовый отчет на основании подтверждающих документов (счета магазинов, товарные чеки, кассовые чеки, квитанции об оплате, железнодорожные билеты, счета гостиниц и т.д.).
Выдача наличных денежных средств под отчет на командировочные расходы оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером.
Командировочное удостоверение – документ, оформляющийся на работника, направляемого в командировку для удостоверения его полномочий, подтверждающий факт прибытия в пункт назначения в определенный период времени.
Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому отметки о месте, сроках пребывания сопровождается подписями и печатями. Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учета выбытия и прибытия работников из командировки.
По возвращении из командировки командировочное удостоверение прилагается к авансовому отчету и сдается на проверку в бухгалтерию, после этого авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету остаток неиспользованных подотчетных сумм и сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход – выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.
Раздел II «Организация работы с документами».
Тема «Принципы организации документооборота».
- Понятие документооборота и принципы его организации. Работа в исходящими, входящими и внутренними документами.
- Регистрация документов. Формы и виды регистрации.
- Контроль исполнения документов.
1. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения извне до завершения их исполнения или отправки.
Основная задача документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Основными принципами организации документооборота являются:
- Оперативное прохождение документов;
- исключение возвратных перемещений документов;
- однократность обработки документов;
- единый порядок прохождения и процесса обработки документов.
Документооборот состоит из следующих потоков:
· Документы органов власти, вышестоящих организаций;
· Документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетность – учетную документацию и различного рода запросы;
· Документы организаций – смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.
Документооборот осуществляется в виде следующих документопотоков:
1) исходящие документы;
2) входящие документы;
3) внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свои особенности в обработке.
Работа с исходящими документами
В процессе движения входящих документов выплачиваются следующие операции:
· Прием документов;
· Первоначальная обработка;
· Предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и исполнителям;
· Регистрация;
· Рассмотрение документов руководством;
· Передача документов в подразделения и исполнителям;
· Исполнение резолюций руководства;
· Отправка ответных документов (при необходимости).
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от способа доставки (почта, факс) и адресата проходит соответствующую обработку в канцелярии.
При первоначальной обработке документов производится их сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача в нерегистрируемых документов в подразделение. Бухгалтерские документы специфичны, поэтому они обычно не подлежат централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию.
Все первичные учетные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления и заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документных операций и т.д.).
Проверенные и принятые к учету документы должны быть систематизированы в хронологическом порядке и оформлены мемориальными ордерами (накопительными ведомостями). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся письма самой широкой тематики, отчеты, договоры и т.п. документация.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов.
Прохождение исходящего документа в общем случае включает несколько этапов:
· Составление проекта документа, его оформление;
· Составление проекта, его визирование (в необходимых случаях);
· Подписание (утверждение) документа;
· Регистрация и отправка документа.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, канцелярия возвращает его в бухгалтерию для доработки.
Канцелярий документы должны быть отправлены в день их поступления.
Работа с входящими документами
Входящий документ – документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
· Первичную обработку;
· Предварительное рассмотрение;
· Регистрацию;
· Рассмотрение документов руководством;
· Направление на исполнение;
· Контроль исполнения;
· Исполнение документов;
· Подшивку документов в дела.
При первичной обработке осуществляют: проверку правильности доставки; проверку количества листов поступившего документа; проверку наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:
· На регистрируемые;
· нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: входящий номер документа; дату поступления. Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах; каталогах и др. материалах. При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1. номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации документы передаются для ознакомления м и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:
· определить исполнителя;
· дать конкретные указания по исполнению документа;
· указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции, дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал..
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь может размножить документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения. На документе исполнителем ставится реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в делос примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2003 год по вопросам… (входящие)».
Работа с внутренними документами
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции,
служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
ü Составление проекта документа исполнителем;
ü Проверка правильности оформления проекта документа;
ü Согласование проекта документа;
ü Подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях);
ü Регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок
операций такой же, как и с входящими документами:
ü Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
ü Контроль исполнения документа;
ü Исполнения документа;
ü Проставление отметки об исполнении;
ü Подшивка исполнительного документа в дело.
2. Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
ü Для обеспечения сохранности документов;
ü Для удобства поиска документов;
ü Для учета и контроля исполнения документов.
Форма регистрации документов:
ü Централизованная;
ü Децентрализованная;
ü Смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
ü Входящие документы;
ü Исходящие документы;
ü Внутренние документы;
ü Контракты (договоры) коммерческие;
ü Документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
ü 72 – порядковый номер документа по журналу регистрации;
ü 1-5 – номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации:
ü журнальная;
ü карточная;
ü компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.
Журнал регистрации включает следующие графы:
ü номер документа;
ü дата документа;
ü дата поступления;
ü автор документа (внешняя организация-отправитель) – для входящих документов;
ü адресат (корреспондент-получатель) – для исходящих документов;
ü количество листов документа;
ü резолюция;
ü исполнитель;
ü подпись исполнителя;
ü срок исполнителя;
ü отметка об исполнении;
ü номер дела (папки);
ü имя файла;
ü примечание.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объективному, географическому и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек. В качестве граф, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Система регистрации на ПК может быть создана:
ü в среде систем управления базами данных (Access);
ü с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
ü в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
ü другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).
Порядок регистрации документов, имеющихся гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.
