Цель контроля — обеспечение своевременною исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержание контроля исполнения:
ü занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
ü установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
ü извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
ü фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
ü информирование руководства о результатах контроля;
ü снятие документов с контроля по указанию руководителя;
ü подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
ü руководители;
ü заместители руководителя;
ü специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
ü работники службы делопроизводства;
ü секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся:
|
|
ü на типовые;
ü индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.
Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения проводится:
ü типовых — введением нового нормативного акта;
ü индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются:
ü для входящих документов — с даты поступления;
ü для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: "...исполнить до 01.09.2003" или "...исполнить к 01.09.2003".
Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
ü журналы регистрации;
ü персональный компьютер;
ü органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.
|
|
Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.).
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.
При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.
Раздел III. «Систематизация документов и их хранение».
Тема «Организация оперативного хранения документов. Подготовка документов к архивному хранению».