Классификация документов
Функции документа
Требования, предъявляемые к управленческой информации
Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)
– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.
· Полнота
· Оперативность
· Достоверность
· Адресность
· Доступность для восприятия.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
|
|
· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).
· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).
по способу документации:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы;
по сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские;
научно-технические;
по труду;
отчетно-статистические и другие
по месту составления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправленные из организации);
внутренние (составленные и использованные в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).
по происхождению:
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).
по юридической значимости:
|
|
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).
по форме изложения:
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения:
постоянного хранения;
долговременного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до10 лет).
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).
Цель использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.