Правила машинописного оформления документов
Требования к документам
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
Основные правила при оформлении документов:
– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
– точку в конце заголовка не ставят;
– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
– документы, поступающие из других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
– документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие проходят:
– первичную обработку;
– предварительное рассмотрение;
– регистрацию;
– рассмотрение руководством;
– передачу на исполнение.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:
– постановку документа на контроль;
– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
– проверку и регулирование хода исполнения;
– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
Вопросы для самоконтроля:
- Назовите основные функции документов?
- Какие правила оформления документов Вы знаете?
- Перечислите классификационные признаки делового письма?
- Какие требования предъявляются к составлению делового письма?
- Какие правила подразумевает этикет электронной переписки?
Рекомендуемая литература:
Основная:
1. Голубева Г.А Этика: [Текст]: учебное пособие. – М.Издательство «Альфа»- Пресс, 2011. – 368 с.
2.Кошевая И.П., Канке А.А Профессиональная этика и психология делового общения [Текст]: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 304 с.: ил. – (профессиональное образование).
3. Сидоров П.И., Путин М.Е., Коноплева И.А. Деловое общение [Текст]: Учебник для вузов / Под. Ред. Проф. П.И.Сидорова. – 2-е изд. Переаб. – М.: ИНФРА-М, 2011. - -384 с.: ил. – (Высшее образование).
4. Подольская Е.А. Этика: Кредитно-модульный курс [Текст]: учебное пособие: / Е.А. Подольская;.- М.; Ростов н/Д.: "Дашков и К"; Спектр, 2012.- 424 c.
5. Скворцов А.А. Этика [Текст]: учебник: / А.А. Скворцов; под общ. ред. А.А. Гусейнова.- 2-е изд., испр. и доп..- М.: ЮРАЙТ, 2012.- 310 c.- (Бакалавр. Базовый курс).
6. Психология и этика делового общения. Учебник для бакалавров.Бороздина Г.В., Кормнова Н.А..М.:Издательство Юрайт.-2013.-463 с.
Дополнительная:
1. Аристотель Этика [Текст]: научно-популярное издание/ Аристотель. - М.: АСТ: АСТ МОСКВА, 2010.- 492 c.
2.Армстронг, М. Практика управления человеческим ресурсами [Текст]: 10-е изд./ Пер.с анг. Под ред. С.К.Мордовина. – СПб.: Питер, 2009. -848с.: ил. – (Серия «Классика МВА»). ГРИФ
3.Беляцкий, Н.П. Управление персоналом [Текст]: учебник / Н.П.Беляцкий. – 2-е изд. – Минск: Современная школа, 2010. – 448 с. ГРИФ
4.Веснин, В.Р. Управление персоналом. Теория и практика [Текст]: учебник. – Москва: Проспект, 2010. – 688 с.
5.Психология и этика делового общения [Текст]: учебник/ Под ред. В. Н. Лавриненко.- 3-e изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.- 327 c.
6.Кошевая, И.П., Канке А.А Профессиональная этика и психология делового общения [Текст]: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 304 с.: ил. – (профессиональное образование).
7.Ницше, Ф. Так говорил Заратустра; По ту сторону добра и зла [Текст]: прочее/ Ницше, Ф.; Пер. с нем.; Вступ. ст. Е. Парнова.- М.: Книжный Клуб Книговек, 2011.- 576 c.- (Канон философии).