Функции документов. Знание функций документов имеет существенное значение для

Знание функций документов имеет существенное значение для

уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них

информации, для правильного понимания роли документа в данной

социальной структуре, в данной системе экономических, социальных

связей, позволяет провести более четкую классификацию документов,

сформулировать определенные требования к их организации, содержанию,

форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну

строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в

одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций,

и потому разграничить их можно только условно, для удобства их

классификации и анализа.

Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с

материализацией информации, постольку основной и наиболее

обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без

исключения документам, так как необходимость фиксировать

информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит

запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является

социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и

передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть

выполняющим определенную социальную функцию является любой

документ, поскольку он порожден той или иной общественной

потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в

форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа.

Документ является не только продуктом определенных социальных

отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в

определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция

документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в

жизни государства.

В том случае, когда оказывается, что данный документ

фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть

социальной. В таком случае выясняется, какой общественной

потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на

характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного

человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в

нем отражена закономерность функционирования общества и его

структура, так как это помогает воспроизвести механизм действия

общественной машины. Социальная информация – это информация не

только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.

Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем

деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Тесно связанна с информационной коммуникативная функция

документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации

во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная

функция – это организация и поддержание информационной связи в

обществе между отдельными элементами общественной структуры. В

коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым

соответствуют две категории документов документы, ориентированные в

определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к

исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы,

постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх

(докладные записки, заявления, жалобы); – документы двустороннего

действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка,

договорные документы и т.д.).

В управленческой функции документы выступают как средство

управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы,

созданные для целей управления и в процессе его реализации. В

управленческой функции также можно выделить две основные

подфункции: – стабилизация, нормальное функционирование и

совершенствование государственной системы в целом и каждого

государственного учреждения в отдельности; – обеспечение нормального

функционирования каждого члена данного общества в его конкретной

социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья,

циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В

управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной

роли, как регулятор различных сторон деятельности общества,

государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения

правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы

устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения

или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов

государственной власти и государственного управления (указы, законы,

постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями,

предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные

юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).

Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие

договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое

значение удостоверительные документы (метрические свидетельства,

паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые

документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе,

любой документ может быть доказательством, тем самым он временно

будет наделен правовой функцией.

Функция учета дает не качественную, а количественную

характеристику информации. Функция учета – это регистрация и

группировка в цифровом выражении информации, связанной с

хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с

целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета,

отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления

хозяйственной деятельности государства и его исполнительно–

распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией

учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово–

экономических документах.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной

функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи

культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как

культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных,

печатных, фото–, фоно– и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов

(например, научно–техническая документация, произведения искусства). В

них находят отражение уровень научного и технического развития

общества, специфика научного и художественного творчества на

определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная

функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных

знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и

деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и

сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно

рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм,

навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления,

концентрации и передачи культуры.

Функция документа как исторического источника изучается

исторической наукой. Документ становится историческим источником с

момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на

постоянное хранение. Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько

функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте

управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же

время он выполняет и другие функции (информационную,

коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той

или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль

самого документа в общественных отношениях, в данной социальной

структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время действия которых ограничено

(коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции

постоянно действующие (информационная, социальная, исторического

источника). Функции документов, их целевое назначение определяется

необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и

особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов,

крупном документальном массиве.