Все методы, которые использует УП для планирования и организации проектных разработок, могут быть разбиты условно на 3 группы:
1. общие методы теории управления;
2. методы, связанные с технологией создания продукта проекта (методы прикладной сферы);
3. специальные методы управления проектной деятельностью
Основная цель процесса планирования – создать реальную и естественную модель проекта.
В большинстве своем проекты – комплексные мероприятия со многими действиями, необходим инструмент для упрощения (формализации), а затем последующей организации всех проектных разработок.
После тщательного обоснования проекта следует важнейшее действие по его структурированию до уровня так называемых «пакетов» работ путем построения иерархического WBS-графа (Work Breakdown Structure).
Структуризация исполняет следующие основные функции:
1. происходит переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным знаниям об особенностях данного проекта;
2. производится разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки. Это основа для последующей формализации, определения соподчиненности работ в проектном планировании. в соответствии с этим рабочие пакеты из WBS-графа разбиваются на отдельные работы для составления сетевого графика и расчетов по нему;
3. возникает основа для принятия организационных решений, в частности, по определению ответственности за различные элементы проекта увязки работ со структурой организации и ресурсами;
4. создается единая база для точной оценки необходимых затрат (денежных средств, времени и материальных ресурсов);
5. производится увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов, а «пакет» работ может выступать как самостоятельная финансовая единица.
WBS-граф предназначен для нормализации всех проектных разработок.
Основная цель WBS-графа – идентифицировать «пакеты» работ.
Пакет работ:
· Может включать до и более отдельных работ и являться самостоятельной финансовой единицей;
· Должен иметь отдельную смету, бюджет и отчетность о расходах.
Пакеты работ в дальнейшем могут не быть детализированы на свои WBS-графы.
Пакеты из различных работ, соответствующих смыслу данного пакета.
Пример: рабочий пакет «Исследование текущей ситуации». Его формируют такие входящие в него работы, как определение формы исследования, например, в виде анкетирования, составления анкет, обработка результатов, их оценка, подготовка отчета и пр.
WBS-граф отражает структуру работ в виде дерева.
WBS-граф может иметь не менее двух уровней. Состав работ по проекту должен быть определен с достаточной полнотой.
· Уровень 1 называется по имени самого проекта или задания;
· Уровень 2 содержит определенные пакеты работ.
В терминах УП структура проекта – это «дерево» компонентов проекта (работ, услуг, информации, оборудования, исполнителей), ориентированных на конечный продукт проекта.
В качестве исходных данных используются следующие информационные источники:
1. Структура продукции проекта;
2. Этапы ЖЦ, или последовательность реализации целей;
3. Организационная структура.
Пример WBS-графа с ориентацией на этапы ЖЦ проекта (вторую составляющую), игнорируя первую и третью.
В процессе структуризации проекта используется ряд специальных моделей:
· «дерево» целей;
· «дерево» работ (WBS-граф);
· Организационная структура (ORG);
· Матрица ответственности (синтез WBS-графа и организационной структуры);
· Сетевая модель.
«Дерево» целей – это граф, показывающий, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующих уровней.
Рис. Источники информации и фрагмент WBS-графа проекта организации перевозок на лини «А-Б»
Обозначения:
1.0 – анализ грузопотоков на направлении А-Б;
1.1 – анализ объема перевозок н направлении А-Б;
1.1.1 – анализ сезонности;
1.1.2 – анализ перспектив роста;
1.1.3 – анализ стабильности структуры;
1.2 – выбор типа судна;
1.2.1 – обоснование типа судна по технико-эксплуатационным характеристикам;
1.2.2 – обоснование типа судна по финансовым показателям;
2.0 – заключение договора с отправителями;
2.1 – заключение договора с отправителем 1;
2.1.1 – обоснование периода действия договора;
2.1.2 – обоснование размера грузовой партии;
2.1.3 – обоснование интенсивности отправок;
2.1.4 – обоснование тарифных ставок;
2.2 – заключение договора с отправителем 2;
3.0 – составление расписания.
Матрица ответственности связывает пакеты работ с организациями и подразделениями-исполнителями. В матрице определяются исполнители по пакетам и работам в них.
Таблица. Пример составления матрицы ответственности
Y | Z | |||||
ORG | ||||||
WBS | A | B | C | D | ||
… | ||||||
… |
WBS-граф должен обеспечивать получение ответов на следующие вопросы:
· Как ожидаемый результат проекта может быть разделен на части и отдельные компоненты?
· Какие промежуточные стадии для получения конечного результата необходимы?
· Какие требуются ресурсные факторы (инструменты, персонал, оборудование и т.д.)
· В каком виде должны быть оформлены результаты?
Различают WBS-графы:
· Объектно-ориентированный;
· Функционально-ориентированный;
· Комбинированный.
При построении WBS-графа объективно-ориентированного типа в качестве результатов проектной деятельности выступает продукция в виде некоторых объектов (т.е. результаты имеют определенное физическое или объектное воплощение, например – информационное, программно-математическое, техническое обеспечение в информационных системах). Используя объективно-ориентированный WBS-граф, обзор проекта происходит с позиций планирования и управления элементами продукции.
При построении функционально-ориентированного WBS-графа результаты рассматриваются с позиции выполнения определенных действий или функций (т.е. результаты имеют функциональную интерпретацию). В случае использования такой структуры, проект теряет свой объектный контур и сводится к функциям (конструирование, расчеты, технология и т.д.). использование функционально-ориентированного WBS-графа может привести к лучшему обзору вовлеченных в проектирование подразделений. Тем не менее, функционально-ориентированные WBS-графы используются в проектной деятельности не так часто.
Часто на практике используется сочетание объектно- и функционально-ориентированных структур. (комбинированный тип). Этот путь обеспечивает получение лучших результатов, так как использует преимущества обоих подходов.
Идентификация пакетов проводится путем присвоения кодовых обозначений и предназначена для того, чтобы обеспечить управляемость рабочих пакетов со стороны системы УП.
Наиболее часто в WBS-графах используется буквенно-цифровое кодирование.
Выбранная система кодирования зависит от структуры WBS-графа, а также числа уровней в нем и числа рабочих пакетов на каждом уровне. Например: код КОН.ОБ.001.039 означает пакет работ №039 из группы пакетов №001, которая относится к заданиям по «Оборудованию» из направления разработок «Конструирование» 2-го уровня WBS-графа.
Тщательно подготовленный WBS-граф исключительно важен для всей последующей разработки проекта. Это означает, что WBS-граф – не только база для планирования и распределения во времени работ, которые будут выполняться далее, так как он определяет отдельные работы и взаимосвязи между ними, но также – база для составления документации, определения ответственности и контроля за расходованием бюджета.
10.10.12
Тема 5: «Исследование и анализ особенностей проекта»
1. Поиск инвестиционных концепций (основы бизнес-планирования)
Поиск и выбор идей, в которые стоит вложит деньги, - задача столь важная, что она рассматривается в нескольких направлениях. Вначале очеркиваются рамки, в которых стоит вести такой поиск, а затем подробно разбираются возможные при этом подходы и связь их со стратегией компании.
На прединвестиционной фазе, согласно справочнику UNIDO, выделяются следующие этапы:
· Поиск инвестиционных концепций (Opportunity Studies)
· Предварительная подготовка проекта (Pre-Feasibility Studies)
· Окончательная формулировка проекта и оценка его технико-экономической и финансовой состоятельности
· Этап финального рассмотрения проекта и принятия по нему решения
UNIDO организации ООН по проблемам промышленного развития, которая занимается поддержкой реализации крупных проектов, обеспечивающих создание объектов промышленности и инфраструктуры в развивающихся странах мира.
Классификация исходных посылок, на основе которых может вестись поиск инвестиционных концепций:
1. Наличие полезных ископаемых или иных природных ресурсов, пригодных для переработки и производственного использования;
2. Возможности и традиции существующего сельскохозяйственного производства (для предприятий агропромышленного комплекса);
3. Сдвиги в величине и структуре спроса под влиянием демографических или социально-экономических факторов либо в результате появления на рынке новых типов товаров.
4. Структуры и объемы импорта (импортозаменяющие производства);
5. Опыт и тенденции развития структуры производства в других странах (со сходными ресурсами и уровнем социально-эконмического развития);
6. Потребности, которые возникли или могут возникнуть в отраслях-потребителях в рамках отечественной и мировой экономики;
7. Информация о планах увеличения производства в отраслях-потребителях или растущем спросе на мировом рынке на уже производимую продукцию;
8. Известные или вновь обнаруженные возможности расширения производства на единой сырьевой базе (переработка древесины);
9. Рациональность увеличения масштабов производства ради достижения экономии издержек при массовом выпуске изделий;
10. Общеэкономические условия. Создание правительством особо благоприятного инвестиционного климата, улучшение возможностей для экспорта в результате изменений обменных курсов национальной валюты.
2. Предварительная подготовка проекта. Бизнес-план.
Задача бизнес-плана состоит в поиске ответа на два основных вопроса:
· Является ли концепция ИП настолько интересной и сулящей такие выгоды, что имеет смысл продолжить над ней работать, готовя детальные материалы для всестороннего анализа проекта;
· Есть ли в данной концепции какие-то аспекты, которые имеют решающее значение для будущего успеха проекта, и исследованию которых необходимо поэтому уделить особое внимание.
Бизнес-план – это документ, который описывает все основные аспекты будущего коммерческого предприятия, анализирует все проблемы, с которыми оно может столкнуться, а также определяет способы решения этих проблем.
Бизнес-план должен быть достаточно подробным, чтобы, ознакомившись с ним, потенциальные инвесторы смогли получить полное представление о предполагаемом проекте и понять его цели.
Составление бизнес-плана требует личного участия руководителя фирмы или человека, собирающегося открыть свое дело
Справочник UNIDO рекомендует выделять в структуре бизнес-плана разделы по следующим направлениям:
1) Объемы и структура производства товаров (что?)
2) Ассортимент и объемы ресурсов, которые будут использоваться для организации производства (ресурсы?)
3) Желательное и возможное размещение производственных объектов (где?)
4) Технические основы организации производства – технологии и необходимое оборудование (как?)
5) Размеры и структура накладных расходов (сколько?)
6) Организационно-правовое обеспечение реализации проекта (право)
7) Финансовое обеспечение проекта, т.е. оценка необходимых сумм инвестиций, возможных производственных затрат, способы получения инвестиционных ресурсов и достижимой прибыльности их использования (результат)
Примерный состав бизнес-плана
1.Вводная часть:
· название и адрес фирмы;
· учредители;
· суть и цель проекта
· стоимость проекта
· потребность в финансировании
Вводная часть, как правило, пишется после того, как составлен весь план. Она должна быть краткой (2-3 стр.) и трактоваться как самостоятельный рекламный документ
2.Анализ положения дел в отрасли:
· текущая ситуация и тенденции развития отрасли;
· направление и задачи проекта
Рекомендуется дать анализ текущего состояния дел в отрасли и сведения о тенденциях развития.
3.Существо проекта:
· продукция (товары или услуги)
· технология
· лицензия
· патентные права
Сделать акцент на тех преимуществах, которые эта продукция несет потенциальным покупателям.
4.Анализ рынка:
· потенциальные потребители продукции;
· потенциальные конкуренты;
· размер рынка и его рост
Необходимо убедить инвестора в существовании рынка для продукции. Определить тот сегмент, на котором будет все происходить.
5.План маркетинга:
· цены;
· ценовая политика
· каналы сбыта
· реклама
· прогноз новой продукции
Показать, почему клиенты будут покупать продукцию.
6.Производственый план:
· производственный процесс
· производственные помещения
· оборудование
· источники поставки сырья, материалов, оборудования, рабочих кадров
Описываются все рабочие процессы.
7.Организационный план:
· форма собственности
· сведения о владельцах и партнерах предприятия
· сведения о руководящем составе
· организационная структура
Указывается форма собственности создаваемого предприятия. Рассматриваются вопросы руководства и управления предприятием. Анализируется знания и квалификация всей команды. Вопрос оплаты труда.
8.Степень риска:
· слабые стороны проекта
· вероятность появления новых технологий
· альтернативные стратегии
Главные моменты, связанные с риском, должны быть описаны просто и объективно. Риски могут быть внешними и внутренними. Выработать заранее стратегию поведения.
9.Финансовый план:
· план доходов и расходов
· план оттоков и притоков денежных средств
· точка безубыточности производства
Финансовый план – это важнейшая составная часть бизнес плана. Его показатели: объем продаж, прибыль, оборот капитала.
Составляется на 3-5 лет, причем данные за 1-й год представляются с помесячной разбивкой.
Бизнес-план – документ перспективный. Рекомендуется составлять на 3-5 лет вперед. При этом для первого года показатели рекомендуется делать в помесячной разбивке, второго – поквартальной и лишь начиная с третьего года можно ограничиться годовыми показателями.
Если инициатор не может хотя бы приближенно определить перспективу на такой срок, то инициатор туманно представляет свой будущий рынок сбыта.
17.10.12