Тема 6. Коммерческие переговоры с иностранными партнерами
1. Переговоры с иностранными партнерами, способы их проведения.
2. Цели переговоров с иностранными партнерами
3. Выработка позиции и тактики ведения переговоров.
4. Организационно-техническая подготовка переговоров.
5. Документальное оформление результатов переговоров.
Коммерческие переговоры в целях заключения сделки в случае их успешного исхода завершают подготовительный этап сделки. Поэтому все предшествующие этапы подготовительной стадии ВТ операции можно считать подготовкой к завершающему этапу – проведению переговоров.
На практике подготовка сделки может продолжаться и в ходе переговоров вплоть до заключения контракта. Это может быть изучение дополнительных данных, согласование возникших вопросов с клиентурой, составление дополнительных справок и т.д. После согласования ключевых вопросов в процессе переговоров составляется согласованный текст проекта контракта для его подписания обеими сторонами.
|
|
Достижение благоприятного результата на переговорах невозможно без предварительного глубокого изучения всех вопросов, подлежащих обсуждению с партнером. Целесообразно продумать стратегию и тактику переговоров, обеспечить их должную организационно-техническую подготовку. Иначе есть риск принять в процессе переговоров невыгодные условия либо совсем не заключить сделку.
Во ВТ практике существует несколько способов ведения переговоров в зависимости от использования тех или иных средств коммуникации:
- путем переписки (обычная почта, электронная почта, телеграф, телетайп);
- по телефону;
- при личных встречах.
Каждому из этих видов переговоров присущи свои особенности, специфические преимущества и недостатки.
Почтовая переписка позволяет подробно изложить все условия предложения или запроса на интересующий товар, направить типовые условия продажи, проект контракта, выслать каталоги, проспекты, соответствующую техническую документацию, а также приложить образцы. При проведении торгов их организаторы направляют проформы тендеров потенциальным участникам обычно именно по почте, а заполненные тендеры возвращаются также почтой либо вручаются в запечатанном виде представителю тендерного комитета.
При составлении текста письма как инициативного, так и ответного, имеется достаточно времени, чтобы хорошо его продумать, проконсультироваться со специалистами, при необходимости согласовать его с другими лицами и организациями.
Такой способ является наиболее дешевым, но он недостаточно оперативен, особенно в случае переписки с отдаленными корреспондентами.
|
|
Возможность более оперативной связи дают телеграф, телетайп, факс и электронная почта. Последний вид переписки неумолимо вытесняет остальные. Однако сообщения по факсу и электронной почте в МТ пока не признаны безоговорочно письменной формой передачи оферты или заказа.
В Венской конвенции письменной формой признаны сообщения по телеграфу и телетайпу, без упоминания факса и электронной почты. Аналогичным образом в ОУП с Финляндией указано, что направление сообщения по телеграфу или телетайпу приравнивается к соблюдению письменной формы. Однако в соответствии с условиями Инкотермс широко практикуется передача по электронной почте сообщений и документов о поставках товаров по заключенным контрактам.
Общий недостаток всех этих способов – в этом случае отсутствует личный контакт между партнерами. Они не видят и не слышат друг друга и потому не могут использовать те психологические приемы, которые применимы только при личных встречах.
Способ ведения переговоров по телефону все шире внедряется в отечественную практику, а во многих зарубежных странах, особенно в США, считается предпочтительным, так как обеспечивает значительную экономию времени. В связи с этим в ряде зарубежных стран практикуется заключение сделок по телефону, т.е. в устной форме, что нашло отражение в Венской конвенции.
Этот способ переговоров более оперативен, чем переписка, но более дорогостоящий. Ради экономии на международных телефонных переговорах можно предложить иностранному партнеру, чтобы он сам вызвал российского абонента.
К коммерческим переговорам по телефону нужно готовиться заранее, чтобы провести их быстро, оперативно, с профессиональным знанием существа обсуждаемого вопроса. Если беседа ведется на иностранном языке, российские участники переговоров должны хорошо владеть им в разговорной форме.
Солидные партнеры вслед за состоявшимся телефонным разговором направляют друг другу (или один из партнеров) письменное подтверждение достигнутой договоренности. Если получивший такое письменное сообщение не согласен с его содержанием, он должен незамедлительно отреагировать на это, сообщив контрагенту свои замечания, поправки, уточнения.
В ряде случаев полезно записывать телефонный разговор на магнитофон, что позволит проконтролировать, правильно ли вы поняли партнера, и при необходимости точнее записать содержание состоявшейся телефонной беседы. Однако аудиозапись не может служить письменным доказательством заключения сделки.
Во ВЭ организациях обычно ведется учет международных телефонных переговоров в специальных журналах, где фиксируются:
- дата и время;
- город и страна;
- название иностранной фирмы;
- имя представителя иностранной фирмы;
- фамилия работника российской организации;
- краткое содержание телефонного разговора.
Обычно телефонные разговоры ведутся в специально оборудованной кабине или под смонтированным колпаком, чтобы не создалось помех говорящему по телефону и другим сотрудникам, находящимся в этой комнате.
При телефонных переговорах партнеры не видят друг друга (пока видеотелефон мало распространен), но имеют звуковое общение, что позволяет учитывать интонацию голоса, его тембр, паузы во время разговора и по этим признакам улавливать степень заинтересованности партнера в заключении сделки.
Наиболее широкое распространение в отечественной ВТ практике получили переговоры при личной встрече. Такие переговоры требуют еще большей подготовки и позволяют наиболее оперативно решать возникающие вопросы. При этом способе непосредственного общения резко возрастает значение психологических факторов. Партнеры видят и слышат друг друга. Каждый из них получает возможность ближе изучить своего контрагента, его конкретных представителей, лучше уяснить позицию другой стороны, попытаться понять или предугадать намерения контрагента.
|
|
На практике нередко сочетаются разные способы ведения переговоров. Например, сначала торговые партнеры ведут переписку, обмениваются телефонными вызовами и на завершающем этапе происходит личная встреча их представителей. В некоторых случаях деловое общение может начаться с личной встречи, например, на международной ярмарке, выставке, симпозиуме, конференции. Там устанавливаются первые контакты, далее стороны поддерживают связь путем переписки, что впоследствии может привести к устойчивым деловым отношения.
Личные переговоры могут проводиться в стране продавца, стране покупателя или третьей стране.
Отечественный участник ВЭД, являясь продавцом или покупателем, обычно предпочитает проводить переговоры в России, желательно в помещении своего предприятия, организации. В этом случае российская сторона может сэкономить на командировочных расходах и воспользоваться приоритетными правами хозяина, предложив иностранным представителям подходящее время и место переговоров, а при необходимости – программу пребывания иностранных гостей.
Однако если на предприятии имеются трудности с выделением отдельных помещений и его оборудованием для проведения переговоров, можно воспользоваться учреждениями системы ТПП, которые имеются практически в каждом регионе, других организаций, предоставляющих помещения для проведения деловых переговоров. Если деловые переговоры приурочены к проведению выставки, ярмарки, можно совместить ее посещение с проведением коммерческих переговоров в специальных помещениях на ее территории.
В виде исключения допустима деловая встреча в гостинице, где остановился иностранный представитель, если в данный момент нет иного подходящего помещения. Но в таких случаях российский участник ВЭД в известной степени лишается преимуществ, которыми обладает принимающая сторона.
|
|
Если переговоры намечено провести в стране контрагента, российская сторона заблаговременно согласовывает с иностранным партнером дату проведения переговоров, заботится об оформлении выезда своих представителей, получении соответствующей выездной визы, составлении командировочного задания и обстоятельно инструктирует командируемых работников в отношении поставленных перед ними задач и условий пребывания в данной стране.
Разумно совмещать деловые переговоры с посещением предприятий иностранного контрагента, ознакомлением с его производственной, коммерческой деятельностью и получением иной полезной информации.
В тех странах, где имеются российские представители, в частности. Торгпредства, проведение переговоров с инофирмой можно поручить этим представителям, проинструктировав их надлежащим образом. Торгпредства содействуют российским участникам ВЭД в подборе партнеров для реализации совместных проектов, в проверке надежности привлекаемых к сотрудничеству российскими предприятиями и организациями физических и юридических лиц, в проведении ярмарок, выставок конференций по вопросам развития ВЭС и данной страны и т.д.
С постоянными иностранными контрагентами полезно проводить коммерческие переговоры поочередно в России и зарубежной стране, - принцип взаимности в деловых отношениях.
В определенных случаях целесообразно проводить переговоры на «нейтральной территории», т.е. в третьей стране. Например, это может быть страна, где проходит международная выставка (ярмарка), на которой договорились встретиться торговые партнеры.
По взаимной договоренности сторон можно организовать специальную встречу вне стран продавца и покупателя в целях сохранения конфиденциальности такой встречи. Особенно важно соблюдение конфиденциальности при переговорах о закупках (продажах) крупных партий биржевых товаров, чтобы не будоражить рынок и избежать нежелательных скачков цен.