Лекция №4 Деловая переписка

Деловая переписка напрямую связана с управлением. Деловыми (официальными) письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица. По стилю составления и оформления писем можно судить о положении дел в фирме, компании, на предприятии, о деловых качествах человека и т.п. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.

Этические нормы деловой переписки.

Деловая переписка основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть партнера.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

· начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения, а затем дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

· навязывать адресату ожидаемый исход решения вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

· побуждать адресата к спешке при вынесении решений словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользоваться этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

· намекать адресату на его невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить …».

Получателю деловых писем обязательно знать следующее:

· необходимо отказаться от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

· ответ организации-отправителю должен быть оперативным и четким. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Соблюдение перечисленных выше этических норм поможет обеспечить деловому человеку отличную репутацию и научит его превращать оппонентов в союзников.