Виды деловых писем

По тематическому признаку деловые письма делятся на: коммерческие, которые используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, при выполнении условий договоров, и некоммерческие (собственно деловые письма), которые используются при решении различных организационных, правовых вопросов, установлении экономических взаимоотношений. К коммерческим письмам относятся:

а) оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

б) письмо-запрос – обращение одной стороны к другой с целью выразить желание заключить сделку, как правило, без указания условий сделки;

в) рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;

К некоммерческим письмам относятся:

а) благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;

б) гарантийное письмо – содержит подтверждение определенных обязательств;

в) информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) – информирует о каких-либо событиях, фактах, представляющих интерес для адресата;

г) письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств или о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения;

д) письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, ознакомления с какой-либо информацией и т.п.;

е) письмо-поздравление – содержит официальное поздравление по какому-либо поводу;

ж) письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-либо мероприятие;

з) письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

и) письмо-соболезнование – содержит выражение сочувствия по какому-либо поводу;

к) сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение );

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение );

письма-ответы – ответы на инициативные письма.

По признаку получателя деловые письма делят на:

циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку различают деловые письма:

одноаспектные – рассматривающие один вопрос;

многоаспектные – затрагивающие несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

регламентированные – составляемые по определенному установленному образцу;

нерегламентированные – содержащие авторский текст, составленный в свободной форме, без учета установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

конвертными – отправленными по почте в конверте;

электронными – отправленными в электронном виде на e-mail;

факсовыми – отправленными по факсу.