Учёт и контроль отгруженной продукции

Запустить изделие в шитьё, производство, сформировать отгрузку – это только незначительная часть основной работы менеджера. Очень важно вести учёт отгрузки с помощью программы «Книга» и анализировать ситуацию на рынке сбыта. Вход в программу «Книга» осуществляется аналогично, как и в производство (рис. 21).

1 2

Рисунок 21

5.1 В «Справочнике» (рис. 21) указаны все регионы, с которыми работает Мебельная фабрика, название городов и магазинов. Начиная работу с новыми организациями необходимо внести их в справочник: нажимаем «+» добавляем город (если такого в справочнике ещё нет) и нажимаем «v». Далее открываем «Магазины», нажимаем «+» и записываем название магазина, справа указываем всю необходимую информацию о магазине (время работы, контактное лицо, телефоны) (рис. 22)

Рисунок 22- Справочник

5.2 Открываем «Поставка» и выбираем Область-Город-Магазин.(1, рис. 23)

1 4

2 7 5 6 3

Рисунок 23 – «Поставки»

Двойным щелчком мыши, нажимая на название магазина, получаем полную информацию о магазине, контактных лицах …(рис. 24)

Рисунок 24 – Информация о магазине

В окне «Поставки» открывается список изделий, отгруженных в магазин, с указанием даты отгрузки (2, рис. 23). Выгрузка изделий в книгу осуществляется автоматически утром, на следующий день после отгрузки. В ручную нужно внести только номера изделий из погрузочного листа (4, рис. 17): нажимаем редактировать «∆», вносим номер и нажимаем подтвердить, категория и цена также выгружаются автоматически (3, рис. 23).

Внимание! Каждый понедельник до 12 ⁰⁰ необходимо позвонить в магазины или продавцы должны отправить по факсу, электронной почте остатки мебели.

Информация об остатках в книгу вносится следующим образом: выбираем редактировать «∆», выбираем в графе «продано» «1» и подтверждаем «v». Окошко рядом с проданной единицей, загорается чёрным цветом (серым – если изделие было продано в прошлом месяце, но не оплачено), а само изделие – розовым (рис. 23). В результате мы получаем необходимую информацию о наличии мебели в магазине; о проданных единицах и сразу можем определить модели, которые срочно необходимо отгрузить в магазин. Их можно найти среди свободных изделий на складе, пошитых в производстве или спросить у коллег. Если некоторые единицы, найти не получается их надо срочно запустить. Очень важно, чтобы в магазине стоял обязательный ассортимент, на сколько позволяют площади. Список обязательного ассортимента есть у каждого менеджера. А некоторые модели, пользующиеся особой популярностью (Глория, Релоти, Винцент…), должны быть представлены не в единичном экземпляре.

Каждое утро программист предоставляет выписку из банка о поступивших денежных средствах за мебель. В «Книге» есть кнопка «Списание» (4, рис. 23), нажимаем, открывается окошко (рис. 25), вносим поступившую сумму (записываем тысячами. Например: приход 5 000000, вносим 5000), нажимаем «Оплата» (рис 23)

Рисунок 25 – Списание поступивших денежных средств

В результате ячейка в графе «Оплата» становится салатового цвета (5, рис. 23). Остаток по денежным средствам вносится справа в окошко «Остаток».

Цифры внизу основного окна отражают поставку, продажу и оплату в денежном выражении за действующий месяц.

Если по какой-то причине изделия возвращаются обратно на фабрику, необходимо провести возврат в «Книге». Выбираем редактировать «∆», выбираем в графе «возврат» «1» и подтверждаем «v» (6, рис. 23). Окошко загорается зелёным цветом и от общей суммы долга отнимается стоимость этого изделия.

По завершению месяца 31 или 1-ого числа снимаются остатки, независимо какой это день недели. Если остатки разносим первого числа, то необходимо заменить дату при входе в «Книгу» на 31 (3, рис. 21), и деньги за 31 число также поступают 1 числа, поэтому также дату надо заменить при их списании. Когда остатки и деньги разнесены закрываем месяц. Внизу слева в окошке выбираем название месяца и нажимаем «Закрытие месяца» (7, рис. 23). В результате из книги убираются проданные изделия, если они были оплачены.

5.3 «Долг общий» - в этом окне представлена общая картина по оплате, продаже, поставкам мебели в денежном выражении (рис. 26)

1 2 3 4 5 6

Рисунок 26 – Общий долг

1-ая графа «Не продано» - указана информация о стоящей мебели в магазине в денежном выражении (1, рис 26). «Не оплачено» - долг по каждому магазину на указанную дату (2, рис. 26). «Продажа месяца» - сумма проданной мебели с первого числа по указанную дату (3, рис. 26). «Разница» - разница между суммой продаж текущего месяца и суммой продаж за аналогичный период прошлого месяца (4, рис. 26). «Оплата месяца» - сумма перечисленных средств за текущий месяц (5, рис 26). «Разница», следующая за графой «Оплата» - разница между оплаченной суммой текущего месяца и перечисленной суммой за аналогичный период прошлого месяца (6, рис 25).

Положительные результаты в изменениях по продажам и оплате отражены синим цветом, отрицательные - розовым. «-» в графе оплата означает, что магазин перечислил предоплату за мебель. Если долг превышает допустимое значение, то строка с магазином загорается красным цветом и отгружать мебель сюда запрещено. Поставку можно будет возобновить только после оплаты или с разрешения руководства. Внизу общая разница по регионам, которые ведёт один менеджер (в нашем примере Пасюкевич Д. А.), отражается в процентном выражении.

Изменив даты, в верхнем правом углу, можно посмотреть на какую сумму ещё надо продать в текущем месяце, чтобы достичь результатов прошлого месяца. Также, изменив дату можно посмотреть продажи за аналогичный месяц прошлого года. Это позволит проследить в какой прогрессии движутся продажи. Если они возрастают – это положительный эффект и задача Ваша поддерживать данную тенденцию. Если же мы видим отрицательные изменения – задача одна – определить причины и предпринять меры по решению возникших проблем. Причины могут быть разные: конкуренты, недостаточное количество мебели в магазине, нерезультативная реклама, неэффективная работа продавцов...

Внимание! Не зависимо от тенденций изменений результатов работы магазинов, необходимо постоянно интересоваться ситуацией в магазине и вообще по городу, региону. Изучать местную прессу. Организовывать посещение магазинов, чтобы лично проследить ситуацию в регионах. Своевременный и постоянный контроль и анализ – даст нужный результат!

5.4 Пункт «Отчёты» (21, рис. 1) - здесь Вы можете получить общую информацию о продажах изделий во всех регионах, тенденции изменения продаж, как в суммарном так и количественном выражении (рис. 27).

Рисунок 27

5.5 В пункте «Нет изделий» (2, рис. 21) можно посмотреть, каких моделей нет в магазине, какие необходимо срочно отгрузить. Выбираем изделие (рис. 28), открывается перечень магазинов, в каких оно отсутствует (рис. 29). Эта информация также дублируется при открытии «Поставки»: справа графа «Отсутствует» и в ней список изделий. Чем меньше список, тем лучше, значит в магазине стоит максимальный ассортимент.