Жизненный цикл проекта

Любой проект проходит в своем развитии определенные стадии (фазы) от состояния, когда проекта еще нет, до состояния, когда его уже нет. Этот промежуток времени между моментами начала и окончания проекта называется жизненным циклом проекта.

Началом проекта можно считать:

1) момент рождения идеи проекта;

2) принятие решения об осуществлении проекта органом и лицом, способным это сделать;

3) момент выделения денежных средств на выполнение проекта.

Окончанием (концом, завершением) проекта может быть:

1) ввод объекта проекта в действие;

2) достижение проектом заданных результатов;

3) прекращение финансирования проекта;

4) перевод исполнителей на другую работу;

5) начало работ по внесению в проект серьезных изменений, которые не предусмотрены проектом и существенно меняют его содержание и характер, т.е. проведение модернизации;

6) вывод объектов проекта из эксплуатации, т.е. ликвидация их.

Факт начала работ над проектом и факт его завершения оформляются соответствующими официальными документами.

Деление процесса реализации проекта на фазы производится, исходя из самых различных подходов, а на практике оно бывает самым разнообразным и учитывает многие конкретные факторы и условия.

Но при этом должно выполняться одно важное требование: деление должно выявить и зафиксировать важные контрольные точки - вехи, ключевые точки проекта. Во время прохождения этих точек оцениваются промежуточные результаты реализации проекта, вырабатываются возможные направления его развития и корректировки.

Выделение фаз и стадий учитывает действующее законодательство в экономической области, исторические традиции и многое другое, но в любом случае жизненный цикл проекта включает следующие фазы:

1) определение целей, т.е. что должно быть выполнено;

2) проектирование, разработка проекта, т.е. как выполнять проект;

3) реализация проекта, его выполнение;

4) применение проекта, его эксплуатация.

Каждая из этих фаз может делиться на этапы более низкого уровня. Общее количество фаз и подфаз зависит от:

- масштабов проекта;

- сроков реализации;

- числа участников и т.д.

Любой проект требует выполнения определенных мероприятий, в том числе связанных с:

1) проработкой возможности реализации проекта;

2) разработкой технико-экономического обоснования (ТЭО);

3) составлением технико-рабочей документации проекта;

4) определением организаций-исполнителей;

5) финансированием;

6) заключением контрактов с исполнителями;

7) закупкой оборудования и материалов;

8) выполнением конкретных работ по реализации проекта (строительство, монтаж);

9) сдачей готовых объектов в эксплуатацию.

Всемирный банк (World Bank) и UNIDO рекомендуют следующее стандартное деление любого проекта на фазы.

1. Прединвестиционная фаза:

1.1. Анализ инвестиционных возможностей

1.2. Предварительное ТЭО

1.3. ТЭО

1.4. Доклад об инвестиционных возможностях

2. Инвестиционная фаза:

2.1. Переговоры и заключение контрактов

2.2. Проектирование

2.3. Строительство

2.4. Маркетинг

2.5. Обучение

3. Эксплуатационная фаза:

3.1. Приемка и запуск

3.2. Замена оборудования

3.3. Расширение, инновация

В странах СНГ чаще используются следующие фазы:

1) концептуальная;

2) планирование;

3) проектирование;

4) реализация (строительство);

5) завершение проекта.

Обычно концептуальной фазе (прединвестиционной) в странах СНГ и Беларуси уделяется меньше времени и внимания, а также средств. Однако экономить на проектировании опасно: недоработки на этой фазе могут дорого обойтись на последующих фазах. Особенно мало внимания уделяется ТЭО. Попытки экономить на проектировании ТЭО, инвестиционном проектировании встречаются постоянно. Не продуман и механизм ответственности за качество проектирования и управленческих решений по проекту.

Принимая во внимание мировой опыт разработок и реализации проектов, исходя из самого широкого представления о сущности проекта, жизненный цикл его можно представить четырьмя фа­зами с предпроектной стадией, которая предшествует прединвестиционной фазе. Схематически жизненный цикл проекта показан на рисунке.

Предпроектная стадия находится за пределами жизненного цикла проекта, но оказывает огромное влияние на его успех и эффективность. Именно здесь появляются первоначальные идеи, которые в дальнейшем имеют шансы стать идеями проекта, бизнес-идеями.

Рис. Схематическое изображение жизненного цикла проекта.

На этой стадии осуществляются научные исследования и опытно-конструкторские разработки, которые могут быть не связаны с конкретным проектом. Процессы, происходящие на этой стадии, на рисунке

Зарождение идеи научные исследования опытно-конструкторские разработки

Коммерциализация идеи, исследований и разработок Бизнес идея

Рис. Этапы предпроектной стадии.

Бизнес-идея — это та точка, в которой предпроектная стадия переходит в первую фазу жизненного цикла проекта. Любой конкретный проект находит свою бизнес-идею именно на данной предпроектной стадии, если эта идея обладает научной новизной и еще не задействована в ранее осуществленных проектах.

Когда научная идея, на предпроектной стадии, превращается в бизнес-идею, наступает первая фаза проектного цикла - прединвестиционная. В свою очередь, эта фаза состоит из нескольких стадий. К ним относятся: исследование возможностей (определение инвестиционных возможностей): анализ альтернативных вариантов осуществления проекта и предварительный выбор лучшего из них; конкретное формулирование параметров проекта - предварительное технико-экономическое его обоснование; бизнес-план проекта; заключение по проекту и принятие решения о его финансировании (оценочное заключение). Важно пройти все эти стадии, не перескакивая через них. Это способствует привлечению инвестиций, создает хорошую основу для принятия верных решений, позволяет успешнее осуществлять проект, делая весь процесс более понятным.

Исследование возможностей в первую очередь преследует цель выяснения возможностей вложения инвестиций в данный проект. Информация об инвестиционных возможностях интересует в первую очередь инвесторов. Речь здесь идет о том, где вкладываемые ресурсы могут быстро и эффективно приумножиться при допустимых рисках. Получить объективную информацию о конкретном инвестиционном проекте - основная задача стадии «исследования возможно­стей». Обычно инвестиционные возможности исследуются по трем уровням:

- страна в целом;

- сектор (отрасль, отраслевой комплекс) экономики;

- конкретное предприятие (объединение).

Требуется детальный анализ текущей экономической ситуации, включая исследование проблем структуры народного хозяйства, анализ проводимой правительством страны экономической политики. Немаловажное значение имеет анализ инвестиционных идей предпринимателей, наличие организаций, содействующих инвестированию, консалтинговых учреждений, способных отслеживать и правильно анализировать все этапы инвестирования и его последствия.

При количественной оценке информации (а только она дает материал для принятия инвестиционных решений), которая требуется для развития идеи проекта в конкретное предложение, анализируются:

- природные ресурсы, пригодные для обработки, которыми располагает страна или регион;

- развитость сельского хозяйства как источника сырьевых ресурсов, пригодных для переработки;

- потенциальный спрос на определенные потребительские товары, потребление которых может возрасти при росте населения и покупательной способности;

- импорт в страну или регион с целью изучения возможности организации импортозамещающих производств;

- отрасли перерабатывающей промышленности, которые успешно функционируют в соседних странах и странах с аналогичным уровнем экономического развития и состоянием финансовых, природных и трудовых ресурсов;

- возможное взаимодействие с другими отраслями как внутри страны, так и за ее пределами;

- возможное развитие существующих в стране или регионе предприятий и производств на основе вертикальной или горизонтальной интеграции;

- возможность диверсификации действующих производств на основе общности сырьевой базы, технологии, имеющихся производственных мощностей, квалификации трудовых ресурсов;

- общие черты инвестиционного климата страны, региона;

- проводимая в стране, регионе промышленная политика;

- наличие в стране, регионе производственных факторов и их экономическая оценка;

- экспортные возможности экономического потенциала.

Как только исследование возможностей приводит к формулировке рамок проекта, возникает несколько альтернативных вариантов его осуществления. Результатом анализа является выбор и обоснование лучшего из рассматриваемых вариантов. Это позволяет оформить полученные результаты в виде предварительного технико-экономического обоснования проекта (ПТЭО - Pre-Feasibility Study) и определить его параметры. По существу, ПТЭО - это подведение итогов очередного этапа исследования возможностей. В ходе работы над проектом может быть составлено несколько ПТЭО. Форма ПТЭО позволяет представить результаты исследования возможностей в виде документа, напоминающего по содержанию бизнес-план.

Альтернативные варианты осуществления проекта возникают вследствие наличия разнообразных возможностей при выборе оборудования, технологии, сырья, мощности, размещения, а также финансирования. Иногда в ПТЭО указывается несколько вариантов, которые имеют примерно одинаковые (но всегда наилучшие) шансы быть реализованными.

В ПТЭО, основное внимание уделяется экономическим и финансовым расчетам. Все остальные стороны и аспекты проекта (маркетинг, производство, управление и т.д.) рассматриваются и приводятся в ПТЭО только для этого, чтобы можно было определить издержки производства, инвестиции, результаты производства с тем, чтобы составить важнейшие документы экономического и финансового анализа, т.е. отчеты о прибылях и убытках, о денежных потоках и о балансе денежных средств.

При сомнений или появления новых обстоятельств вновь проводятся исследования возможностей.

После того, как на стадии предварительного технико-экономического обоснования получены положительные ответы на все вопросы, приступают к составлению бизнес-плана.

Бизнес-план (в иных литературных источниках технико-экономическое обоснование — Feasibility Study) должен дать всю необходимую информацию для принятия решения об инвестировании. Поэтому все аспекты и особенности проекта должны быть четко определены и критически оценены, причем альтернативные варианты здесь уже не рассматриваются. Все это делается на стадии ПТЭО и при исследовании возможностей.

Бизнес-план - это четкое описание уже обоснованного варианта, где излагается принятая стратегия маркетинга, указывается достижимая доля рынка, необходимые производственные мощности, месторасположение (размещение) предприятия, применяемые сырье и материалы, технология и оборудование, а также воздействие объекта на окружающую среду.

Здесь определяются объемы необходимых инвестиций, включая и оборотный капитал, издержки, поступления от продаж (объемы реализации) и прибыль.

Несмотря на то, что бизнес-план сходен по содержанию и структуре с ПТЭО, различает их большая точность и обоснованность всех исходных данных, расчетов и описаний в бизнес-плане. При этом могут быть отрицательные результаты экономических расчетов. Этот факт нужно четко констатировать и объяснить причины его появления. Бизнес-план, по результатам проработки которого делается вывод о нецелесообразности инвестирования и осуществления проекта, имеет большое значение и этот результат следует считать позитивным, т.к. предотвращается ошибочное выделение и использование капитала. Средства, потраченные на исследования и разработку бизнес-плана, оправданы тем, что не позволили потратить значительно большие денежные средства неэффективно.

После завершения разработки бизнес-плана и его оформления следует подготовка оценочного заключения — отчета об инвестиционных возможностях (Appraisal Report). Отдельные оценочные заключения готовят различные участники проекта, в первую очередь и в обязательном порядке проектоустроитель и инвестор.

Оценочное заключение может базироваться и на экспертизе проек­та. Экспертиза проекта имеет ряд направлений, важнейшими и ре­шающими обычно являются экономическое и финансовое. Экспертиза состоит в проверке всех исходных данных, расчетов и выводов.

Инвестиционная фаза, или фаза внедрения проекта, включает также несколько стадий. Это формирование правовой, организационной и финансовой основ осуществления проекта. Здесь определяется, какой субъект хозяйствования будет осуществлять проект, как это в общих чертах будет организовано и кто и как будет финансировать проект. Далее следуют основные проектные работы (проектные проработки), которые состоят из работ по выбору конкретного участка, выбору окончательного варианта технологии и оборудования, планирования строительства и составления графика производства всех строительных и монтажных работ, подготовке чертежей, технологических карт, схем и другой подобной документации. Следующая стадия - это участие в тендерах, оценка поступающих предложений и проведение переговоров. Здесь важно получить много предложений по товарам и услугам для проекта от большого числа поставщиков и субподрядчиков. Переговоры и заключение контрактов связаны с правовыми обязательствами сторон и к ним нужно отнестись с вниманием и осторожностью. На этой стадии подписываются договоры между проектоустроителем и инвестором, с одной стороны, и исполнителями работ и поставщиками материальных ресурсов, а также с финансовыми учреждениями, консультантами, с другой стороны.

Стадия строительства включает подготовку участка застройки, возведение зданий, сооружений, проведение других строительных работ, монтаж оборудования. Одновременно с этой стадией проводится набор и обучение персонала, а также предпроизводственный маркетинг, т.е. подготовка рынка и путей выхода на него для нового товара и обеспечение поставок сырья, материалов, комплектующих изделий. В этот же период формируется организационная структура предприятия (администрация эксплуатирую­щей проект фирмы).

Сдача объекта в эксплуатацию и пуск производства являются заключительной стадией инвестиционной фазы. Обычно это короткий, но очень важный этап осуществления всего проекта. Он связывает стадию строительства с фазой эксплуатации.

В целом на инвестиционной фазе необходимо четкое планирование работ и эффективное их проведение. Важно все стадии этой фазы увязать по времени начала и окончания с тем, чтобы вовремя обеспечить необходимыми проработками и ресурсами последующие стадии и заключительную стадию этой фазы - пуск в эксплуатацию.

Следует особо отметить, что на прединвестиционной фазе более важными являются качество и надежность проекта. Фактор времени не должен играть здесь главную роль. Важно не спешить и тщательно проработать все неясные вопросы и только после этого принимать решения об осуществлении инвестиционной фазы и финансировании проекта. На инвестиционной же фазе резко воз­растает роль временного фактора. Решение уже принято, создание предприятия (объекта проектирования) началось, деньги выделены и, следовательно, нужно стремиться быстрее (но и качественно) выполнить все работы и осуществить пуск объекта в эксплуатацию.

Принципиально ошибочно поведение проектоустроителя и инвестора, стремящегося сократить стадии подготовки и анализа проекта, ссылаясь на их длительность и дороговизну, и перейти скорее к заявке на ссуду и инвестиционной фазе. Время и затраты на прединвестиционной фазе обычно окупаются многократно.

Фаза эксплуатации обычно делится в зависимости от степени освоения производственной мощности. Вначале часто возникают проблемы освоения технологии и оборудования, недостаточной производительности из-за нехватки квалифицированного персонала, малого опыта рабочих и специалистов. Поэтому производственная мощность лишь постепенно достигает расчетной величины. В зависимости от конкретных условий процесс может растянуться на полгода, год и даже более.

Фаза эксплуатации протекает длительное время (годы и десятилетия), до тех пор, пока не выявится необходимость каких-либо изменений в конструкции изделия, технологии производства, оборудовании. После этого проект переходит в преобразовательную фазу, т.е., по существу, в новый проект.

Если анализ эксплуатации объекта показывает нецелесообразность и неэффективность его дальнейшего существования, то проект вступает в ликвидационную фазу. В этой фазе объем выпуска продукции снижается до нуля, проводится демонтаж оборудования, его распродажа или утилизация, расформировывается коллектив, распродается имущество и, если необходимо, ликвидируется субъект хозяйствования. Все это осуществляется по правилам ликвидации предприятий.

Лекция 4

Тема 3.

ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

1. Особенности и структура управления проектом

2. Менеджер проекта и его команда

3. Планирование осуществления проекта

Целью является формирование у студентов теоретических знаний по вопросам управления проектами. В результате студент должен знать основные теоретические положения понятия проекта, уметь использовать полученные знания в практической деятельности.