Организация как система

1. Системный подход. Соотношение понятий «организация» и «система»

2. Признаки, свойства организации как системы

3. Организация как открытая система

4. Внутренняя и внешняя среда организации

5. Жизненный цикл организации

Весь окружающий нас мир в той или иной форме упорядочен и организован. Его элементы взаимодействуют, образуя всевозможные причудливые переплетения. Рассмотрением их во взаимосвязи и единстве со средой (последняя является элементом более высокого порядка) занимается системный подход. В философском смысле системный подход – это одно из методологических направлений современной науки, связанное с представлением, изучением и конструированием объекта как системы.

Системный подход - специальный метод познания, направленный представление, изучение, конструирование сложного объекта как единого организованного целого на основе выявления его важнейших черт, внутренних и внешних связей, решающих факторов влияния.

Основоположниками системного подхода являются: наш соотечественник – талантливый врач, философ, экономист Александр Александрович Богданов (Малиновский), автор всеобщей организационной теории (тектологии) и австрийский биолог Людвиг фон Берталанфи, сформулировавший в 1937 году общую теорию систем.

Системный подход к исследованию организаций строится на использовании категории «система». Понятие «система» рассматривается в курсах философии, теории систем, но поскольку с этим понятием тесно связаны понятия «организация», «организованность» как неотъемлемое свойство любых систем, то остановимся на определении и основных характеристиках систем. Существует достаточно много определений систем.

Под системой в общем смысле принято понимать совокупность взаимосвязанных (взаимовлияющих, взаимодействующих) элементов (частей), формирующую целостное образование. Очевидно, что определения организации и системы близки по своему смысловому содержанию. Однако понятие «организация» все-таки шире понятия «система», поскольку система – это некое статическое упорядоченное состояние целого, а организация – это и состояние порядка, и процессы по упорядочению.

Свойства организации схожи со свойствами систем. Рассмотрим системные признаки, свойства организаций:

1. Компонентность – наличие множества составляющих элементов (компонентов).

2. С труктурность – наличие,совокупность связей и отношениймежду частями целого.

3. Целостность – целое состоит из определенного количества элементов. Все элементы целого прямо или косвенно взаимодействуют через систему связей, поэтому если в одном элементе что-либо изменяется, то это влечет за собой изменение во всех других элементах и в самом целом.

4. Функциональность – целое ориентировано на выполнение какой-либо функции или совокупности функций, каждая организация, система функционирует, действует, для чего-то предназначена.

5. Эмерджентность - эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. При этом объединяемые в целое элементы могут терять свойства, присущие им вне организации, или приобретать новые.

6. Устойчивость (адаптивность, гомеостазис) – организация всегда стремится восстанавливать свое равновесие, нарушаемое влиянием внешних факторов.

По характеру взаимодействия систем и внешней среды (или по степени восприятия влияния внешних факторов) различают открытые и закрытые системы.

Понятие закрытой системы возникло в физике. З акрытые системы - это системы, внутреннее состояние которых не зависит от внешней среды, где не происходит обмена с внешней средой (например, хранилища радиоактивных отходов). Закрытые системы имеют малую применимость

О ткрытые системы – это системы, которые находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой, обмениваются с окружающей средой информацией, энергией или материалами. Примерами открытых систем могут быть любые живые организмы или предприятия, фирмы. Действительно, любая фирма в процессе функционирования вступает во взаимодействие с поставщиками, потребителями, конкурентами, пытается приспособиться к изменениям, происходящим в деловой среде.

Таким образом, основными частями открытой системы являются входы, процесс преобразования входов, а также выходы.

Вход представляет собой материальные, трудовые, финансовые, энергетические, информационные и другие ресурсы и различные сочетания их видов, которые получает организация из внешней среды.

Процесс преобразования - это воздействие на вход. Система должна быть устроена так, чтобы необходимые процессы (производственные, материально-технического снабжения, подготовки кадров и т.д.) воздействовали на каждый вход в определённое время и в определенной последовательности для достижения желаемого выхода.

Выход системы - это продукт деятельности системы или результат. По выходам можно судить о степени достижения целей, поставленных перед системой. В качестве продукта выступают товары, услуги и отходы.

Необходимо отметить, что абсолютно замкнутых систем не существует, но при определенных условиях, когда влияние внешних факторов настолько мало, что ими можно пренебречь, некоторые системы можно рассматривать как замкнутые, например, племена аборигенов, живущие изолированно в джунглях. Аналогично нет и абсолютно открытых систем. Открытая и закрытая системы – это научные категории, позволяющие отразить степень влияния внешней среды на функционирование конкретных систем. До 60-х гг. проблемы организации рассматривались с точки зрения закрытых систем, т. е. внешняя среда игнорировалась. Считалось, что успех организации обеспечивается использованием наилучшим образом внутренних ресурсов. В настоящее время преобладают концепции организации как открытой системы. Считается, что окружающая среда является главным фактором их успехов и неудач.

Любая система состоит из двух составляющих:

1) внешнего окружения, включающего вход и выход системы, а также связь с внешней средой и обратную связь;

2) внутренней структуры как совокупности взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, а также переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы.

Рассмотрим составляющие внутренней среды организации, т.е организации, состоящей из людей (рис. 2).

1. Миссия и стратегия. Миссия – наиболее общая цель организации, раскрывающая предназначение организации, смысл её существования, принципиальные отличия от других, ей подобных. Миссия обозначает масштаб деятельности организации, вид выпускаемой продукции, тип рынка и основную технологическую систему производства. Миссия определяется для организации в целом, может также формулироваться и для ключевых подразделений. В интересах выполнения миссии организация разрабатывает стратегию.

Под стратегией понимается определение перспективного направления деятельности организации. Это общая концепция того, как достигаются цели организации, решаются стоящие перед ней проблемы и распределяются необходимые для этого ограниченные ресурсы. Это совокупность главных целей организации и способов их достижения. Стратегия планируется на длительный период и должна пересматриваться и корректироваться с учетом изменения факторов внутренней и внешней среды.

2. Цели и задачи. Цель это тот желаемый результат, который хочет получить организация, выполняя определенную деятельность. Цели организации, как правило, включают в себя миссию (генеральную цель), общие и специфические цели. Цель должна быть конкретной, достижимой, измеримой, определенной во времени и согласованной с другими целями.

Цели конкретизируются в задачах и адресуются структурным подразделениям, а в них конкретным людям, сообразно их функционалу. Задача – это конкретная, предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена исполнителем заранее установленным способом в установленный срок.

3. Структура организации. Любая организация определенным образом построена, в ней есть организационная структура. Структура организации - это ее внутреннее строение, характеризующее состав подразделений, подчиненность и взаимодействие. В структуре организации существуют несколько уровней. На каждом уровне располагаются определенное количество звеньев, а связи между уровнями показывают, как осуществляются кооперация и взаимодействие.

Основная функция структуры заключается в закреплении горизонтального и вертикального разделения труда, поэтому структура – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющее горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Разделение труда – качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнить наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности.

Горизонтальное разделение труда касается тех его разновидностей, которые организация осуществляет в соответствии со своей миссией, предназначением, разделяет всю работу на составляющие её компоненты и является основой специализации работ.

Вертикальное разделение труда осуществляется между руководителями и исполнителями, между руководителями различных уровней. То есть оно образует иерархию, подчиненность одних звеньев организации другим.

4. Технология и технологическая оснащенность. Технология – это способ осуществления процесса преобразования исходного сырья в конечные продукты или услуги; стандартный способ соединения отдельных видов работ с целью достижения заданного результата.

Технология зависит от типа производства, применяемого организацией. При единичном производстве в технологическом цикле большую часть составляют неповторяющиеся операции. В серийном производстве происходит выпуск партий товаров через определенные промежутки времени. Здесь уже появляются однородные повторяющиеся операции. При массовом производстве происходит выпуск большого количества изделий в течение достаточно длительного периода. Для этого типа производства характерно наличие однородных повторяющихся операций, а, следовательно, и автоматизация таких операций.

5. Персонал. Цели организации достигаются через участников, людей, задачи выполняются людьми. Ни одна технология не будет полезной без сотрудничества людей. Человеческая составляющая организации – это основная её составляющая. Люди, персонал – это центральный фактор управления организацией, потому что все в организации делается людьми и через людей. Управление персоналом – очень сложная сфера, поскольку потребности, цели человека и организации далеко не всегда совпадают. Организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей человека шло через реализацию её целей.

6. Финансы предприятия. В процессе хозяйственной деятельностиобразуются финансы предприятий. Они связаны с созданием собственных и заемных средств, формированием основного и оборотного капитала. Без обеспечения денежными средствами деятельность предприятия невозможна, поэтому любая организация должна иметь источники для финансирования всех затрат, связанных с производством, и планировать движение денежных потоков в рамках управления денежными ресурсами с целью получения прибыли.

7. Информационная система. Информационная системаорганизациипредставляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Она состоит из собственно информации, компонентов её обработки, внутренних и внешних каналов её передачи, используемых информационных технологий. Базы данных, интернет-сети, системы автоматизированного управления ресурсами – вот основа современной информационной системы организации.

8. Бизнес-процессы. Они представляют собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, в результаты процесса, представляющие ценность для потребителя. То есть, другими словами бизнес-процесс – это комплекс взаимосвязанных действий, мероприятий или задач, направленных на создание необходимого продукта или услуги для потребителя.

9. Организационная культура. Каждая организация обладает своей культурой. Культура представляет собой систему понятий, ценностей, норм, традиций, символов, принимаемых и разделяемых сотрудниками организации, которая во многом определяет отношения в коллективе и поведение людей.

10. Стиль управления – это привычная манера поведения руководящего состава организации, предпочитаемые способы, методы руководства, которые во многом определяют и отношения между сотрудниками, и эффективность производственного процесса.

Отдельные исследователи (М. Мескон, М. Альберт, Ф Хедоури) называют составляющие внутренней среды организации внутренними переменными, подчеркивая тем самым их взаимосвязь. Изменение в одной из них в определенной степени влияет на все остальные. Совершенствование одной из переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если люди не готовы работать в этих новых условиях.

Любая организация развивается на основе взаимодействия с внешней средой и её основные компоненты (элементы, процессы) невозможно рассматривать вне среды, в которой она действует.

Внешняя среда в целом характеризуется:

- во-первых, сложностью. Её обусловливают число и многообразие элементов и связей между ними, на которые организация должна реагировать;

- во-вторых, динамизмом, подвижностью, скоростью изменений. Успех деятельности организации зависит от динамики внешней среды;

- в-третьих, неопределённостью, поэтому организации бывает очень трудно прогнозировать возможные её изменения, предсказать события;

- в-четвертых, ресурсными возможностями, их нужно знать и вполной мере использовать.

Внешняя среда представляет собой сумму находящихся за пределами организации факторов, оказывающих заметное влияние, воздействие на выполнение ею своих функций.

Внешняя среда организации иначе называется окружением. Сегодня принято выделять два его уровня:

Микроокружение (деловое окружение) с которым организация непосредственно контактирует, взаимодействует. Деловое окружение формирует факторы прямого воздействия, непосредственно влияющие на деятельность организации. Это поставщики ресурсов, покупатели, партнеры, конкуренты, органы государственной власти и управления, банки, страховые общества.

Макроокружение (фоновое окружение), которое формирует факторы косвенного воздействия, создаёт общие условия жизнедеятельности организаций. Его образуют политические, экономические, технологические, правовые, социо-культурные, демографические, природные, экологические и другие факторы. Факторы косвенного воздействия оказывают опосредованное воздействие на организацию через изменение факторов прямого воздействия.

В рыночной экономике руководителям приходится постоянно учитывать влияние факторов внешней среды, так как организация как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также действий потребителей, конкурентов. Поскольку любую организацию окружает огромный мир с множеством влияющих факторов, ее руководство должно отслеживать и учитывать только те существенные для нее факторы, которые решающим образом влияют на успех организации. Для эффективного выполнения управленческих функций необходимо не только учитывать влияние факторов внешней среды, но и своевременно принимать меры по нейтрализации негативного их воздействия на организацию.

Организация и внешняя среда находятся в сложных, противоречивых отношениях.

Организация и её внешняя среда находятся в диалектическом единстве и взаимодействии, но среда чаще всего играет в нем главную роль, определяет, какой должна быть организация и имеет ли она вообще право на существование, определяет пределы её роста.

Организация существует, пока может приспосабливаться к среде. Чем больше она адаптивна к ней, тем больших результатов может достичь; чем больше зависит от среды, тем более уязвима. Приспособиться к среде можно различными способами. Например, перенести деятельность в сферу с меньшей неопределённостью, или создать запасы, или заключить альянс с партнерами для взаимного сотрудничества по отдельным направлениям. Лучше приспосабливаются к изменениям среды новые организации или те, которые появляются в результате кризиса и распада предыдущих.

Организация не только зависит от внешней среды, но может успешно противостоять среде, её изменениям, если изменения в самой организации будут протекать быстрее, т.е. будет работать на опережение. В изменяющейся среде сохранить себя как целостное образование может только развивающаяся организация. Хотя организации всегда превосходят своё окружение более высокой организованностью, им приходится действовать с учетом его особенностей, быстро улавливать изменения во внешней среде, правильно оценивать их последствия и выбирать наилучший вариант ориентации в пределах имеющихся ресурсов. Например, изменяя направление деятельности или темпы развития.

Ежедневно многие организации ликвидируются и создаются новые. Организации зарождаются, развиваются и прекращают свое существование, то есть организации, как люди, проживают собственную жизнь от рождения до гибели. Этот путь, который проходит организация за период своего существования принято называть жизненным циклом организации.

В жизненном цикле организации выделяют несколько стадий развития: зарождение и становление, рост, зрелость, упадок.

Новые организации появляются тогда, когда в этом возникает необходимость. На этапе рождения требуются очень большие затраты всех видов ресурсов. Руководство должно верить в успех и быть готовым рисковать. На этапе роста организация активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, укрепляет свои позиции на рынке, повышает конкурентоспособность. На стадии зрелости фирма характеризуется устойчивой структурой и четким управлением. Организация работает устойчиво, сохраняет имеющуюся долю рынка под своим контролем и проникает в новые сферы деятельности. На этапе старения или упадка фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В зависимости от реакции руководства на стадию упадка организация либо ликвидируется, либо возрождается, либо преобразуется, вливаясь в более крупную организацию, или, наоборот, разбиваясь на более мелкие организации.

Нет ни одной организации, которая не проходила бы все этапы своего жизненного цикла. Руководитель всегда должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, соответствуют действия руководства этому этапу или нет. Именно поэтому руководитель обязательно должен иметь представление о жизненном цикле организации. Жизненный цикл делает предсказуемыми последовательные изменения организации с течением времени.