Контроль затрат и их сокращение

Не следует смешивать понятия «контроль затрат» и «сокращение затрат». Контроль затрат нацелен прежде всего на удержа­ние затрат в запланированных рамках, а сокращение, напротив имеет своей целью снижение величины затрат по сравнению с ра­нее достигнутым уровнем без ущерба для качества производимых товаров/услуг. И хотя значительного сокращения расходов можно достичь, просто оценив ситуацию с позиций здравого смысла (применив, например, бюджетирование «с нуля») или применяя подход управления затратами по видам деятельности (Activity Based Cost Management), можно использовать и специальные под­ходы к сокращению затрат; конструкторский, маркетинговый бухгалтерский.

Конструкторский подход представляет собой систематически поиск и устранение незначительных свойств товара/услуги, который проводится как на стадии предпродажной подготовки (на ста дни разработки или после первого рыночного тестирования), та и периодически на протяжении всего жизненного цикла товаpa/услуги. Обычно такой анализ выполняется группой технических и финансовых специалистов и сводится к получению ответов на следующие вопросы:

1. Может ли основное функциональное свойство товара/услу­ги обеспечиваться другим способом, с использованием более экономичных технологий, с меньшими затратами материа­лов и т. п.? Основной принцип, лежащий в основе совер­шенствования технологии, заключается в том, что деятель­ность фирмы должна опираться на процессы, которые уве­личивают ценность продукции, а не на функциях, из кото­рых состоят эти процессы¹.

2. Все ли функции, заложенные в товаре/услуге, являются су­щественными, или же какие-то из них могут быть исключе­ны без ущерба для качества?

3. В какой степени новый товар/услуга поддается стандартиза­ции наравне с уже существующими товарами/услугами? Уменьшение разнообразия выпускаемой продукции (стан­дартизации), осуществляемое не в ущерб качеству, особенно эффективно в промышленном производстве, поскольку по­зволяет значительно сократить затраты.

Конструкторский подход нацелен на поиск наиболее эффективных способов использования труда, материалов и техники п может применяться не только прямыми методами контроля I'исхода материальных и трудовых ресурсов на выполнение кон­кретных заданий, но и, например, путем анализа системы доку­ментооборота и форм информационного обмена в организации. Разумное применение разнообразных методов исследования биз­нес-процессов также может позволить существенно сократить затраты, особенно в таких сферах деятельности, как управленческая.

Маркетинговый подход к сокращению затрат подразумевает реализацию ряда мер, направленных на оптимизацию затрат на \ паковку, дизайн, продажу и продвижение продукции, а также на формирование конкурентной позиции организации на ее рынках. Конкурентная позиция подразумевает создание и поддержание не только благоприятного мнения о продукции данной организации, т. е. «внешнюю» конкурентоспособность, но и системы стимулиро­вания производства внутри самой организации. Весьма перспек­тивным направлением сокращения затрат является поиск таких качеств выпускаемой продукции и таких операций по ее изготов­лению, которые не добавляют стоимости этому товару, но требуют дополнительных затрат. Например, упаковка сравнительно не­больших изделий, которая оставляет много свободного места в ко­робке, требует дополнительных затрат при транспортировке этого «воздуха» — вероятно, изделия можно размещать в упаковке с большей плотностью. Еще один вопрос — насколько необходимы процедуры контроля качества произведенной продукции? Добав­ляют ли они стоимости изделиям? Или, наоборот, приведет ли к падению продаж отмена такого контроля?

Направлениями действий в рамках маркетингового подхода могут быть:

—внесение изменений во внешний вид изделий;

—упаковка изделия в разобранном виде вместе с инструкцией по сборке;

—замена материалов на менее дорогостоящие;

—изменение отделки;

—изменение способа транспортировки (например, использование для пакетированных грузов деревянных палет) и др.

Бухгалтерский подход к снижению затрат исходит из необходимости и возможности экономить денежные средства и осуществляется путем выявления таких показателей, как:

—предполагаемая нормативная экономия средств на единицу продукции;

—процентная экономия средств по отношению к полным суммам расходов;

—влияние экономии на цену реализации (например, замена основных материалов на более дешевые может привести уменьшению долговечности изделий и, следовательно, потребовать снижения цены);

—сокращение времени на изготовление продукции;

—повышение показателей качества продукции;

—повышение привлекательности продукции для потребителей и увеличение возможностей ее реализации и др.

Используя концепцию управления по отклонениям, следует пом­нить, что сокращение затрат является каждодневной заботой как руководителей организации, так и бухгалтеров-аналитиков. Хорошо спланированная программа сокращения затрат — это важный инст­румент управления, однако он не лишен потенциальных проблем. На практике очень часто приходится искать компромисс между снижением затрат и сохранением качества товара/услуги. Слишком узкий или недальновидный взгляд на экономию может нанести ущерб качеству или даже стратегическим интересам организации.

Программы экономии затрат могут провоцировать нежелатель­ное поведение персонала организации, когда сотрудники воспри­нимают планы экономии как угрозу своему должностному или финансовому положению, сопротивляются их внедрению и даже саботируют. Если, пытаясь сформировать эффективную програм­му экономии затрат, компания прибегает к помощи внешних кон­сультантов, это может болезненно восприниматься сотрудниками, считающими, что консультанты не должны «совать свой нос» куда им вздумается. Кроме того, любая программа сокращения затрат сама по себе должна отвечать критерию «затраты/выгоды» — раз­работка и внедрение планов экономии может оказаться весьма до­рогостоящим, особенно в случае широкого привлечения внешних консультантов.

Иными словами, хотя программа экономии затрат может су­лить существенные выгоды для организации, не стоит думать, что ее внедрение пройдет безукоризненно и немедленно принесет фи­нансовые результаты — следует тщательно обдумать все ее аспекты, в том числе поведенческие.