Формуляр-образец

Лекции 3, 4. Реквизиты документов.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – Ш, 19 с. – Группа Т.54.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

Учебные элементы:

Реквизиты документа.

Формуляр-образец.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом[1].

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ) [2]. Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [3].

Реквизит 08 Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное.

Реквизит 09 Справочные данные об организации: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД. В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа – реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[4]. Дату документа оформляют цифровым способом, например: 05.01.2000 и словесно-цифровым: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14 Место составления или издания документа не указывается в том случае, если название территории, на которой находится организация, не входит в ее официальное наименование.

Реквизит 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

или

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоочистка»

В.И.Петрову

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес (оформляется по правилам оказания услуг почтовой связи)[5].

Реквизит 16 Гриф утверждения документа придаюет нормативный или правовой характер его содержанию[6]. Документ утверждается должностным лицом, коллегиальным органом или специально издаваемым документом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Русский текстиль»

Личная подпись И.В. Аненков

12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ),

например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 15.08.2005 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 30.09.2005 № 54

Реквизит 17 Резолюция документа пишется на документе должностным лицом и включает фамилии исполнителей, поручение, сроки исполнения, подпись руководителя и дату, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Заречье»

к 13.02.2005

Смирнов

21.01.2005

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа: кратко излагает содержание документа, отвечает на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

Заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа. Обозначают буквой «К» или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа. Состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте:

Приложение:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Приложении к распорядительному документу оформляют:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.01.2005 №319

Реквизит 22 Подпись – представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[7].

В состав входят: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А. Никитенко

Реквизит 23 гриф согласования выражает согласие учреждения или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Тюменского государственного

университета

Личная подпись Г.Ф.Куцев

23.04.2005

Реквизит 24 Виза согласования документа выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, например:

Начальник юридического отдела

Петроченко В.А. Петроченко

25.11.2005

Реквизит 25 Оттиск печати. Заверяют подлинность подписи должностного лица.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Хлебников С.А. Хлебников

07.03.2001

Реквизит 27 Отметка об исполнителе

Например:

А.К. Петров

925 45 67

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Например

Подготовлено письмо от 28.01.2000 №12/06-13

В дело № 07-06,

Должность

Подпись Б.Л. Осипов

Дата

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии