Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников. В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего- либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица. Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.
Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин. Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия. Рассматривая контрольную деятельность в управлении предприятие, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп: 1. с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту; 1. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене; 1. с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования; 1. с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.; 1. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.); 1. с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.
|
|
Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией. В настоящее время под термином “контроль” подразумевают: органическую функцию управления; набор средств регулирования поведения личности или организации в целом; функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.
|
|
Принципы. Контроль - деятельность по формированию стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.
По степени охвата объекта контроль может быть сплошным или выборочным, требовать или не требовать разрушения последних, происходить в нормальном или усиленном режиме. Контроль осуществляется руководителем, специально назначенными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).
Контролю подлежат, прежде всего, важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономическая эффективность и качество, величина запасов и прочее.
Контроль решает в системе управления несколько задач:
1. Помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность.
2. Позволяет отследить нечетко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.
3. Помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.
4. Результаты контроля служат основой оценки и вознаграждения персонала.
5. Ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:
1. Привлечение максимального числа сотрудников, то есть, прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим.
2. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации.
3. Направленность на предотвращение ошибок. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле.
4. Гибкость. Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею.
5. Своевременность. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры.
6. Экономичность - выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение.
7. Индивидуализированность. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.
8. Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата.
9. Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — должна быть понятной всем.