2015-01-30
862
Использование служебной документации в управлении обусловлено объективной необходимостью отражения в ней той или иной информации и закрепленными в нормативно-правовом порядке требованиями документального оформления целого ряда и управленческих действий. Правильное использование служебных документов в управлении организацией имеет исключительно большое значение, ибо документ – это не только предмет управленческого труда, но и средство юридического удостоверения совершенного должностным лицом действия, признание того, что данное лицо несет полную ответственность за содержание документа и возможные негативные последствия его исполнения.
Документ (в широком смысле слова) - это любой материальный объект с закрепленной в нем определенным образом информацией для передачи ее во времени и пространстве. Для фиксации информации в документах могут использоваться рисунки, графики, схемы, фотографии, аудио- и видеозаписи, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в ЭВМ и др. Практически все это используется, но основным элементом системы служебной документации в управлении организацией является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения.
Использование служебной документации в управлении ключает два основных вида работ: работу работника с документами в качестве их получателя (адресата)и его работу с документами в качестве их исполнителя (адресанта).
Работа работника с документами в качестве их получателя (адресата) предполагаетрассмотрение поступившего документа и определение мер по решению поставленных в нем или вытекающих из его содержания вопросов, а для руководителя, кроме того, - направление такого документа на исполнение, утверждение или визирование.
Рассмотреть поступивший документ – значит: внимательно его прочитать и уяснить смысл содержащейся в документе информации; оценить эту информацию по имеющимся критериям оценки ее качества, а также на предмет обоснованности и правомерности постановки содержащихся в нем вопросов (просьб); определить необходимость и срочность принятия решения, в том числе по осуществлению мер, вытекающих из содержания документа.
Результатом рассмотрения поступившего документа руководителем должна стать резолюция, фиксирующая принятое им решение, которая является основой для исполнения или принятия решения на нижнем уровне управления. Резолюция является актом управления, излагается лаконично и разборчиво. Она должна быть адресной, то есть содержать указание фамилии работника, которому направляется документ для исполнения (решения поставленных в нем вопросов). Если резолюция адресована нескольким должностным лицам (и в ней нет каких-либо специальных отметок), первой указывается фамилия исполнителя, ответственного за исполнение или организацию работы остальных исполнителей, а также за представление доклада о результатах исполнения. Резолюция может содержать предписание действий, необходимых для исполнения документа, отражать порядок, срок и форму исполнения (доклад руководителю об исполнении или проект ответа, самостоятельное направление исполнителем ответа отправителю документа и т.п.). Наличие указанных элементов резолюции тем более важно, если документ - чрезвычайной важности или содержит распоряжение вышестоящего органа управления, и т.п.) и его исполнение влечет за собой какую-либо форму юридической ответственности.. Если входящий документ относится к стандартным ситуациям, порядок разрешения которых предусмотрен соответствующими нормативными актами (скажем, запрос о возможности допуска конкретного лица к работе с секретными сведениями, жалобы, заявления и пр.), он может быть передан исполнителю секретарем (инспектором службы делопроизводства) и без резолюции руководителя. В таком случае документ докладывается руководителю вместе с проектом ответа.
Работа работника с документами в качестве их исполнителя (адресанта)включает: составление документа, его подписание, утверждение, согласование (визирование) – при наличии для этого полномочий. Составление документа предполагает письменное изложение существа вопроса с соблюдением норм использования государственного языка и правил, установленных для каждого типа документов, что придает создаваемым документам юридическую силу, абсолютно необходимую в целом ряде случаев (использование в ходе следствия или дознания, информирование государственной власти и т.п.).
Правильность оформления и юридическая сила документа обеспечиваются соблюдением требований существующего законодательства и ведомственной нормативной базы. Общие требования к оформлению организационно-распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации; Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (обязательных элементов оформления документа) для каждой разновидности документов (наименование документа, его исполнитель, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.), но и зоны, последовательность размещения реквизитов на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только его реквизиты, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.
Специфичные требования к составлению и управленческих документов установлены ведомственными нормативными актами. На практике эти требования иногда могут отражать традиции составления тех или иных видов документов в том или ином органе (подразделении), но и в этом случае не должны противоречить требованиям нормативных актов.
