Собрания и совещания во внутриорганизационной коммуникации

Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений.

Различаются:

Кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные и заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал).
Характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени).
Целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, а на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям выделяют следующие типы совещаний:

ü Ознакомительное (выдача знаний, повышение квалификации),

ü Информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения),

ü Разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-либо),

ü Проблемное (коллективный поиск решения вопроса),

ü Инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий),

ü Оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление узких мест),

ü Координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

Собрания и совещания необходимы, если нужно:

ü Сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения.

ü Добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных действий.

ü Проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы.

ü Публично опровергнуть ложную информацию (слух).

К любому серьезному совещанию нужно готовиться за несколько недель, очень тщательно. Проанализировать необходимую информацию, составить повестку дня и список участников, найти удобное помещение.

Повестка дня заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом.

Круг участников совещания стараются делать максимально узким.

Приглашаются люди, без которых вообще нельзя обойтись: