Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный директору или вы­шестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрываю­щий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных дей­ствиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а док­ладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности органи­зации хранятся 5 лет.

Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным воп­росам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной запис­ки составляется в произвольной форме. В объяснительной записке указываются причины, которые привели к каким-либо нарушени­ям. Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий.

Очень часто составляются справки, подтверждающие работу и оп­лату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выда­вать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по жур­налу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.