Письма, факсы

Деловая переписка - одно из наиболее важных средств связи пред­приятия с внешними организациями.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимиль­ной связи, электронной почтой и т.д.

Существует много видов деловых писем: инструкционные, гаран­тийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламаци­онные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-отказы, письма-подтвер­ждения и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государствен­ных или муниципальных органов. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п..

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров.

В рекламационных (претензионных) письмах требуют возмещения убытков.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие.

Сопроводительные письма пишутся в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводитель­ном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Яисьма-говещеяияпосылаются из вежливости (благодарность за ско­рый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения.

Письма-напоминания направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевре­менно получить желаемый результат.

Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письма-отказы - это ответ на претензию клиента или партнера. Правильно написанные, они помогают поддерживать нормальные отношения с клиентом.

Гарантийные письма направляются как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. Заканчиваются такие письма фразой: «Опла­ту гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банков­ские реквизиты)» и обязательно имеют две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Пример составления письма приведен на рисунке 1.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

- дата;

- номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

- заголовок к тексту.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и убе­дительным.