Организация работы с документами: входящие, исходящие и внутренние документы

Организация работы с документами - это обеспечение оптималь­ных условий для работы с документами, начиная с момента созда­ния или получения документа и до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

В документационном обеспечении-организации выделяют три груп­пы документов:

> по ступающие (входящие) документы;

> отправляемые (исходящие) документы;

> внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про­хождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, пре» де всего, для входящих документов. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Организация может составить для себя список нерегистрируемых документов. Обычно это: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних доку­ментов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охва­тывает внутренние, входящие и иногда - исходящие документы.