Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись директору.
После подписания директором в двух экземплярах исходящий документ передается для регистрации.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, этот номер необходимо проставить на двух экземплярах. Исходящий документ в день составления отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного документа или единственный экземпляр документа (например, если это факс) подшивается в дело.