Внутренние документы - это документы, составление, оформление, исполнение и хранение которых осуществляется в рамках организации, не выходя за ее пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа директором (утверждение, в необходимых случаях);
- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
- контроль исполнения документа;
- исполнение документа;
- проставление отметки об исполнении;
- подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). Внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.