План изучения темы:
- Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
- Регистрация документов.
- Контроль исполнения документов.
- Составление номенклатуры дел.
- Формирование и оформление дел.
- Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
- Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами.
Этапы обработки входящих документов:
- прием документов
- предварительное рассмотрение, сортировка
- простановка отметки о поступлении документа в организацию
- регистрация
- передача документа руководителю
- рассмотрение руководителем (резолюция)
- внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал
- передача исполнителю
- контроль исполнения
- исполнение документа
- подшивка документа в дело.
Этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа
- согласование проекта
- подписание руководителем
- регистрация
- отправка адресату
- подшивка второго экземпляра в дело.
Этапы обработки внутренних документов:
|
|
- составление проекта документа
- согласование проекта
- подписание руководителем
- регистрация (может отсутствовать)
- передача исполнителю
- контроль исполнения
- исполнение документа
- подшивка документа в дело.
- Регистрация документов.
Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска,
учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации.
Регистрация должна быть однократной.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- контракты коммерческие;
- документы, имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
|
|
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие:
- из порядкового номера документа с начала года (например, 72);
- условного обозначения структурного подразделения или должностного лица (например, ОС - отдел сбыта);
- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия (например, 1-5).
Например, регистрационный номер документа может иметь следующий вид:
№ 72/1-5; №1-5/72; № 72 ОС/1-5; №72-1-5 и т.д.
Такая корреспонденция, как: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п. не регистрируется.