Документирование служебной командировки

Служебной командировкой согласно ТК РФ считается поездка Работника по приказу (распоряжению) работодателя на опpеделённый срок для срок выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В комплект документов по оформлению командировок входят:

1. Приказ (распоряжение) о направлении отдельного работника (форма № Т-9) или группы работников в командировку (форма № Т-9а).

2. Командировочное удостоверение работника (ф. №Т-10).
3. Служебное задание с отчётом о его выполнении (ф. № Т-10а).

4. Авансовый отчёт (ф. № АО-1 ).
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку отдельного работника или группы работников заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается работодателем (руководителем организации) или уполномоченным им лицом. В приказе (распоряжении) о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. (Гарантии при направлении работников в служебные командировки оговорены статьями 167-168 ТК РФ).

Командировочное удостоверение - документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и времяубытия из него). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении применяется для оформления и учёта служебного задания - для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается работодателем (руководителем организации) или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчёт о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчётом
(ф. № АО-1).

Авансовый отчёт составляется командированным (подотчётным лицом) и

работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы
записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы,

которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, пpоездные

документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.

Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1-6

оборотной стороны формы.
Документы, прилагаемые к отчёту, нумеруются командированным в порядке

записи в отчёте.

Следует отметить, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1 а лицевой стороны формы и графы 6, 8 оборотной стороны), заполняются в случае выдачи командируемому лицу денежных средств в иностранной валюте.

Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчёта сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы в графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учёту, и корреспонденция счетов бухгалтерского учёта. Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учёту. Остаток не использованного командированным аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчёта бухгалтерией организации в установленном порядке производится
списание денежных сумм.