Выдача наличных денег в подотчет на командировку производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному авансу

По возвращении из командировки работник в течение 3 – х дней обязан отчитаться о суммах, израсходованных во время командировки, предоставив для этого в бухгалтерию авансовый отчет, с приложенными оправдательными документами – билеты на транспорт, счета за проживание, командировочное удостоверение, квитанции за пользование постельными принадлежностями, накладные, счета – фактуры, товарные чеки. Если отсутствуют оправдательные документы по найму жилого помещения, то возмещение этих расходов командированному лицу производится из расчета 12 рублей за сутки.

Если во время командировки работникам очень часто приходится связываться с предприятием по телефону, чтобы обсудить производственные вопросы, то в качестве документов, подтверждающих производственный характер переговоров нужно предоставить счет телефонной станции или расшифровку с указанием номеров телефонов. Во время служебной командировки часто приходится вести переговоры в неофициальной обстановке, поэтому в качестве подтверждающих документов предоставляются счета ресторанов. (Эти расходы включаются в группу представительских).

Предоставленные авансовые отчеты проверяются бухгалтером, который должен проверить наличие оправдательных документов и суммы, отраженные по ним; проставить корреспонденцию счетов и предоставить авансовый отчет на утверждение руководителю. Только после этого, на основании авансового отчета заносится вся информация о подотчетных суммах в журнал – ордер № 7, в котором совмещается аналитический (отдельно по каждому подотчетному лицу) и синтетический учет (по всем подотчетным лицам предприятия).

Согласно Плану счетов расчеты с подотчетными лицами ведутся по счету 71, счет является активно – пассивным. - при выдаче денежных средств в подотчет делается запись Дт 71 Кт 50.

Командировочные расходы работника, которые возмещаются работодателем на основании утвержденного авансового отчета отражаются в сумме фактически имеющихся и документально подтвержденных затрат записью: Дт 10, 08, 26, 19 Кт 71

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки отражаются Дт94 Кт 71, а в дальнейшем производится удержание долга из заработной платы дт 70 Кт 94, сумма перерасхода по подотчетной сумме отражается записью Дт 71 Кт 50.