Правила и порядок проведения инвентаризации

Учет результатов инвентаризации товаров

Инвентаризация товаров —это проверка их наличия в натуре. Це­лью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бух­галтерского учета.

Законом о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 12) установлено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию иму­щества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руко­водителем организации, за исключением случаев, когда проведение ин­вентаризации обязательно.

Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете проведение ин­вентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преоб­разовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи иму­щества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РоссийскойФедерации.

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в Российской Федерации проведение инвентаризации имущества и обяза­тельств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно, за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация това­ров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Ме­тодическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки), а также имуще­ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией Минфина России от 04.08.92 I № 67 «О порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях» и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находя­щихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной прика­зом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Мини­стерстве финансов Российской Федерации от 13.04.92 № 326.

Основными целями инвентаризации товаров и обязательств орга­низации, связанных с операциями с товарами, являются: выявление фактического наличия товаров; сопоставление фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отраже­ния в учете обязательств по указанным операциям.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев проведения обязательной инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоян­но действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме ра­бот и наличии в организации ревизионной комиссии проведение ин­вентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвента­ризационных комиссий утверждает руководитель организации. Доку­мент о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) реги­стрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении ин­вентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представите­ли администрации организации, работники бухгалтерской службы, дру­гие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), а при необ­ходимости также представители службы внутреннего аудита организа­ции, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвен­таризации служит основанием для признания результатов инвентариза­ции недействительными.

До начала проверки фактического наличия товаров комиссии над­лежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценно­стей и денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные доку­менты, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентари­зации на «__» (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на иму­щество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие по­дотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Особенности документального оформления результатов инвентаризации

Сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвен­таризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух эк­земплярах.

Примерные формы описей и актов являются приложениями к Ме­тодическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках запасов, товаров, де­нежных средств, другого имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации дол­жен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку на­личия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным ве­совым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мер­ной тарой).

По товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании докумен­тов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценно­стей. Масса (объем) навалочных материалов проверяется на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведо­мости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной ко­миссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверен­ный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведо­мости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия товаров проводится при обязате­льном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использо­ванием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество приводят в описях по номенклатуре и в единицах измерения, при­нятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимостиот того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей пу­тем зачеркивания неправильных и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписа­ны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально от­ветственными лицами. Не допускается оставлять незаполненные стро­ки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о про­верке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводив­ших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и мате­риально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и при­нятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия товаров в случае смены мате­риально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендован­ное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.Во время пере­рывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председате­лю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и при их подтверждении про­изводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и фи­нансовых обязательств согласно приложениям к Методическим указа­ниям по инвентаризации либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Они осуществляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводи­лась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистри­руются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

В межинвентаризационный период в организациях с большой но­менклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентариза­ции материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период осу­ществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению ру­ководителя организации.