Подготовка к переговорам. Переговоры — это факт нашей повседневной жизни. Каждый день все мы о чем-то договариваемся.
Переговоры нужны для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Однако переговоры порой используются и с иными целями. В этом смысле переговоры могут выполнять разные функции, что необходимо учитывать.
Переговоры предполагают совместную деятельность участников со смешанными интересами. Это часто игнорируется в реальной практике ведения переговоров. При отсутствии достаточного опыта каждый пытается реализовать только свои интересы.
Классический пример в переговорной практике — как две сестры делили апельсин. Позиция каждой сестры строилась на основе того, чтобы получить как можно больше. В результате проиграли обе, разделив апельсин пополам, в то время как одной нужна была лишь кожура.
Чтобы представить взаимовыгодные решения, нужно знать интересы партнера.
Необходимо правильно составить представление о противоположной стороне. Это представление формируется еще до начала переговоров и уточняется в ходе их ведения. Но даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением достигнутых договоренностей. На этом этапе формируется представление о надежности партнера, о том, насколько строго он следует подписанным им документам.
Очень важный фактор — репутация. Нарушение договоренностей может негативно сказаться не только на дальнейшем взаимодействии партнеров, но и на отношениях с другими, поскольку информация о надежности партнеров быстро распространяется.
Часто, когда речь идет о выработке совместного решения в ходе переговоров, почему-то подчеркивается необходимость нахождения единственно правильного решения. Но, как и в любой практической деятельности, на переговорах не может быть единственно верного решения. Нужно продумывать различные варианты решений.
В процессе переговоров можно выделить три основные стадии: подготовка к переговорам; процесс их ведения; анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.
Каждый раз по завершении переговоров их участникам целесообразно обсудить следующие вопросы:
• что, какие действия способствовали успеху переговоров;
• какие возникли трудности, как эти трудности преодолевались;
• что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;
ф какие неожиданности возникли в ходе ведения переговоров;
• каково было поведение партнера на переговорах;
• какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.
Подготовка — первая стадия переговорного процесса, и от того, как она будет проведена, во многом зависит будущее как самих переговоров, так и принятых на них решений.
Будут ли переговоры длительными, затяжными, вызывающими раздражение у их участников или они пройдут достаточно быстро и эффективно? Вряд ли стоит надеяться на быстрое и успешное их завершение, если стороны оказались неготовы к переговорам. Тогда время, отведенное на обсуждение, придется тратить на то, что могло быть продумано заранее.
Распределение времени, отведенного на подготовку, опытными и неопытными переговорщиками (%)
Деятельность | Неопытный | Опытный |
Диагноз | ||
Цель | ||
Альтернативы | ||
Тактика | ||
Стратегия |
Контрольный лист используется с целью занесения в него информации о различных аспектах подготовительной фазы. Но назначение этого листа не должно восприниматься вами буквально: его цель — помочь участнику переговоров быстро зафиксировать пункты, которые необходимо запомнить. Этот лист поможет ему не забыть о хорошем ходе, пришедшем в голову, и который он может использовать в дальнейшем.
Содержание
Достаточно ли хорошо мы осведомлены о вопросах, предлагаемых к обсуждению?
. Есть ли у нас соответствующие документы?
. Знакомы ли мы с историей вопроса?
Провели ли мы достаточно цельную экспертизу по специальным вопросам?
Что представляют собой наши интересы и цели, цели и интересы наших партнеров?
Имеют ли отношение к переговорам определенные утверждения, политические заявления? Какие из них наши, какие нет?
Атмосфера
'••• Какого рода атмосфера ожидается за столом переговоров? Важны ли в будущем хорошие отношения?
< Способны ли мы оценить наше воздействие на атмосферу?
г С какими людьми мы будем иметь дело? Каков их переговорный стиль, их «подоплека», в чем они заинтересованы лично?
• Можем ли мы отделять интересы от индивидуумов?
Силовой баланс
• Какие можно выделить слабые и сильные места у обеих сторон?
• В чем мы зависим от оппонента, в чем зависит он от нас?
• Если соглашение не достигнуто, как это отражается на обеих сторонах?
• Есть ли у нас/у них в распоряжении альтернативы?
• Следует ли ждать манипуляций либо всякого рода «силовых игр»?
• Какими полномочиями обладает оппонент?
Клиенты
• Насколько сильна позиция наших оппонентов по отношению к клиентам? Насколько наша?
• Где лежат первоначальные интересы оппонента?
• Какого рода полномочиями наделяют нас клиенты?
• Чье мнение из представителей клиентов можно назвать
решающим? ф Что мы можем уступить оппоненту, что будет стоить
мало для нас и поможет ему подняться в глазах его
клиентов (и наоборот)?
• Пытаются ли клиенты постоянно вмешиваться в ход переговоров, либо они наблюдают за нами со стороны?
• Насколько нам/им нужно «пускать пыль в глаза» нашим клиентам?
Цели
• Каких результатов мы хотим добиться? Чего хотят наши оппоненты?
• Чем мы будем удовлетворены меньше всего?
Процедуры
• В какой мере использовали мы личные контакты с оппонентом для обмена идеями, информацией?
• Насколько искренни мы в самом начале переговоров? Связываем ли мы себя сразу обещанием, либо сначала информируем оппонентов о насущных интересах?
• Достаточно ли хорошо мы знаем наших оппонентов, либо нам необходимо «высветить» их, задавая вопросы, давая им возможность высказаться, выказывая заинтересованность, выдерживая паузу, подавая им пример?
• Каким образом мы выстраиваем нашу линию аргументации? Есть ли у нас готовая версия, проясняющая наши интересы?
• Выражены ли результаты, которых мы хотим добиться, в нескольких альтернативах? Преуспели ли мы в создании некоторого количества альтернатив?
• Пытаемся ли мы увеличить гибкость за столом переговоров, готовя себя к таким процедурам, как:
ф мозговой штурм, совместное обсуждение, создание пробных предложений;
ф подведение итогов, переучет;
• созыв неформальной исследовательской группы;
• перерывы;
• предотвращение споров по поводу «кто прав» и т. д.