Letter writing practice

Exercise 1. Translate the following phrases into English.

1. Мы хотели бы попросить Вас выслать…

2. Сообщите нам, пожалуйста, дату Вашего приезда.

3. Не могли бы Вы сообщить нам…

4. Очень просим прислать нам последний каталог и образцы…

5. Будем Вам очень признательны, если вы вышлете нам годовой отчет компании.

6. Мы были бы Вам признательны, если бы Вы сообщили нам сроки проведения выставки…

7. С удовольствием прилагаем контракт на …, и хотели бы попросить Вас подписать его и прислать обратной почтой.

8. Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.

9. Будем Вам благодарны, если Вы пришлете эту информацию к 20 мая.

10. С нетерпением ждем Вашего ответа.

11. Настоятельно просим Вас открыть аккредитив не позднее …

Exercise 2. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа,

Будем Вам признательны, если Вы пришлете список фирм, торгующих этими товарами.

С уважением…

2. Уважаемые господа,

Просим прислать нам подробное описание товаров, которыми Вы интересуетесь.

С уважением…

3. Уважаемый господин Ричардсон,

Мой коллега, который недавно у Вас останавливался, порекомендовал нам Вашу гостиницу.

Я была бы Вам признательна, если бы мне сообщили о стоимости трех суток с завтраком в Вашей гостинице для двух взрослых и двух детей (4 и 8 лет), а также цену полного пансиона. Мы планируем прибыть 15 июля.

Надеюсь на Ваш незамедлительный ответ.

С уважением…

4. Уважаемый г-н Смит,

Не могли бы Вы сообщить нам имя дилера в Московском регионе? Мы заинтересованы в получении информации о металлообрабатывающих станках (machining tools) и поставках на наш завод.

Мы будем весьма благодарны, если Вы пришлете эту информацию как можно быстрее.

С уважением…

5. Уважаемый господин / госпожа,

Просим Вас забронировать одноместный номер в Вашей гостинице на имя С.М. Никонова на период с 23 по 27 марта. Желателен тихий номер, с душем и телевизором.

Надеемся на Ваш незамедлительный ответ.

С уважением…

6. Уважаемая Мисс Тейлор,

Ссылаясь на наше письмо от 30 ноября, сообщаем, что г-н Джонсон, вице-президент нашей компании, прибывает в Амстердам 10 декабря, рейсом ВА 156 из Лондона.

Просим встретить его в аэропорту и отвезти в гостиницу Grand, где для него забронирован номер.

Просим Вас подтвердить получение письма, как можно скорее.

С уважением…

7. Уважаемые господа,

Из Вашего рекламного объявления мы узнали о выставке сельскохозяйственных товаров осенью этого года в Мюнхене.

Просим Вас прислать приглашение для наших специалистов, для которых эта выставка представляет большой интерес.

С уважением…

8. Уважаемая Мисс Тейлор,

Просим исправить ошибку в нашем письме от 3 декабря, а именно: указанный номер рейса должен быть ВА 152, а не 156, как указано в нашем письме.

С уважением…

9. Уважаемые господа,

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 1 июня, в котором Вы сообщили нам, что глава Вашей компании г-н А. Ларсен собирается полететь в Москву в конце следующей недели, чтобы провести с нами переговоры о продаже российских автомобилей на шведском рынке. Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите телеграммой номер рейса дату прибытия г-на Ларсена в Москву для того, чтобы мы встретили его в аэропорту.

С уважением…

10. Уважаемые господа,

Ваше объявление в февральском выпуске журнала "Маркет" нас очень заинтересовало.

Нам хотелось бы узнать больше о продукции, которую предлагает Ваша фирма, и мы были бы Вам очень признательны, получив перечень оптовых цен и информацию, касающуюся условий платежа, порядка оформления и выполнения заказов.

Наше желание – предложить потребителям наиболее широкий выбор кондиционеров, поэтому мы всегда заинтересованы в новой продукции, которая появляется в этой области.

Надеемся на быстрый ответ. Благодарим Вас.

С уважением…

11. Уважаемые господа,

Мы хотим продемонстрировать вашу книгу «Великий генерал» на специальной выставочной витрине, и мы будем признательны. Если Вы вышлите нам 6 рекламных щитков с образцами, 2 или 3 фотографии генерала в рамках и большой макет книги для украшения витрины. Если к этому Вы можете приложить ещё какие-либо соответствующие материалы, мы будем крайне благодарны.

Мы надеемся, что уровень продаж книги значительно повысится благодаря нашей рекламе. На настоящий момент мы продали более трёхсот экземпляров.

С уважением…

4.2. Запрос (enquiry)

Просьба предоставить подробную информацию о товарах, ценах на них, условиях возможной сделки представляет собой запрос. Иногда запрос содержит просьбу об оферте, поэтому оферта (коммерческое предложение) может являться ответом на запрос. Заказ передает намерение автора письма заключить сделку с корреспондентом, например, на покупку товара у него.

Коммерческая операция часто начинается с запроса, за ним может последовать заказ. Запросы и заказы инициируют и стимулируют деловую активность со стороны получателя. Это типичные письма, побуждающие к действию.

Стандартное письмо-запрос обычно содержит просьбу прислать какую-то информацию, каталог, прайс-лист, образец и т.д.

При составлении запроса следует соблюдать следующие правила:

1. Начинайте письмо с вопроса или вопросов, которые вы хотите задать.

2. Изложите (прямо или косвенно) причины вашего запроса. Это особенно важно, если вы обращаетесь к данному поставщику впервые. В этом случае вполне естественно рассказать ему о своем бизнесе или сообщить, откуда вам известно его имя и адрес (см. образцы писем 1, 3 ниже).

3. Выразите признательность по поводу ожидаемого сотрудничества.