Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.
Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Функционирование ЭУД включает ряд этапов:
- подготовка, создание и оформление документов;
- прием-передача документов;
- организация движения документов внутри организации;
- регистрация и контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- хранение документов.
Типовые информационные технологии ЭУД:
1. Технологии обработки изображений документов (Imaging System). Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования.
|
|
2. Технология оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR). Предназначена для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла.
3. Системы управления документами. Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами.
4. Системы управления контентом (от английского content – содержание, суть). Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов.
5. 5. Системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ.
6. Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование.
|
|
Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.
Основные преимущества электронных архивов:
o связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
o реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
o распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Автоматизированная информационно-поисковая система содержит следующие блоки:
1. База данных описаний отсканированных документов.
2. Массив цифровых копий документов.
№2.