Деловое письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, позволяющее документально оформить деловые контакты. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
При составлении деловых писем следует учитывать следующее:
- письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них;
- оптимальный объём текста письма - это 1-2 страницы формата А4. При объёме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа;
- при составлении и оформлении письма используются реквизиты, входящие в состав бланка делового письма (см. 1 раздел).
Стилистика деловых писем. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, стандартных фраз и приложений, используемых в неизменном виде. Эти подходы применяются при составлении деловых писем. Кроме этого, для делового письма характерно:
|
|
- употребление слов в одной падежной форме;
- ограниченная сочетаемость слов;
- конструкции с отглагольными существительными.
В деловых письмах широко используются следующие обороты [2-4]:
Сообщаем, что в период с... по...
Установлено, что в период с... по...
Сообщаем, что по состоянию на...
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...
Направляем Вам согласованный с...
Направляем на рассмотрение и утверждение...
Проверкой установлено, что...
Считаем целесообразным...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...
Просим Вас рассмотреть вопрос...
Просим Вас изыскать возможность...
Принимая во внимание, что..., просим....
Основные виды деловых писем. Деловые письма весьма разнообразны, к ним относятся:
- письмо-запрос
- письмо-ответ
- сопроводительное письмо
- письмо просьба
- письмо предложение
- рекомендательные письма
- письмо-претензия
- гарантийное письмо
- письмо поздравление
- и т.д.
Все многообразие деловых писем может быть разделено на две группы: стандартизированные и нестандартизированые письма. Нестандартизированные письма сложнее составлять, к ним относятся, например, рекламные письма.