Первичные учетные документы

ФНС России направила разъяснения по вопросу несущественности ошибок в первичных учетных документах. См. Письмо от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@. Соответствующие изменения будут отражены в Путеводителе при его актуализации.

Для того чтобы понять, какие документы признаются первичными учетными документами, обратимся к нормам законодательства, регулирующим ведение бухгалтерского учета.

Так, согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной жизни, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами.

С 1 января 2013 г. организации не обязаны применять формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов, продолжают быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Например, к таким документам относятся кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Примечание

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.

До 1 января 2013 г. организации могли разрабатывать собственные формы документов только в случае отсутствия таковых в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.06.2011 N 16-15/058245@). Использование форм, отличных от унифицированных, зачастую приводило к спорам с налоговыми органами. Причем судебные инстанции могли встать на сторону налоговиков (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.10.2008 N А13-40/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2007 N Ф04-8299/2007(40634-А81-15)).

Однако отметим, что организация имела возможность изменять унифицированные формы, а именно вносить дополнительные строки, вкладные листы и пр. Тем не менее не допускалось изменять или удалять отдельные реквизиты (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, см. также Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2010 N А05-11672/2009).

Таким образом, формы первичных учетных документов разрабатываются внутри организации уполномоченным лицом и утверждаются руководителем. При этом каждый документ должен содержать реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

ж) подписи вышеназванных лиц с указанием фамилий, инициалов или иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа с электронной подписью с учетом положений ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, для целей налогообложения вы вправе принимать те же первичные учетные документы, которые используются для целей бухгалтерского учета.

Кроме того, подтвердить данные налогового учета можно с помощью справки бухгалтера.

Отметим, что унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организации следует разработать такую форму самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухгалтерскому учету.

См. образец бухгалтерской справки.

Организация _______________________________________________________________

┌─────────────┬────────────┐

│ Дата │ Отчетный │

│ составления │ период │

├─────────────┼────────────┤

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА │ │ │

└─────────────┴────────────┘