Расходы - представительские, если прием официальный

Прежде всего обратим ваше внимание на то, что в п. 2 ст. 264 НК РФ речь идет только об официальном приеме. Следовательно, если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам.

Так, например, в Письме Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759 чиновники разъяснили следующее. Расходы по проведению неофициальной встречи в ресторане с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли. Аналогичная позиция высказана и в Письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007.

Отметим, что об официальном характере приема могут свидетельствовать, например, такие документы, как:

- приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (а если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника - то служебное задание соответствующего содержания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1));

- план представительского мероприятия, утвержденный руководством компании;

- смета расходов на проведение представительского мероприятия.

Примечание

Подробнее о документах, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, см. в разд. 21.3 "Подтверждаем представительские расходы".

Не стоит забывать также о том, что в качестве участников переговоров, помимо официальных лиц организации-налогоплательщика, закон рассматривает только представителей других организаций.

Получается, что если организация сотрудничает с индивидуальными предпринимателями или оказывает услуги физическим лицам, не имеющим такого статуса, то основания для признания соответствующих затрат представительскими расходами отсутствуют.

В то же время Минфин России указал, что затраты на проведение переговоров с клиентами - физическими лицами можно отнести к представительским расходам (Письма от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64).

Однако ранее чиновники указывали, что в Налоговом кодексе РФ не предусмотрена возможность включать в расходы затраты на прием и обслуживание физических лиц. Так, в Письме от 24.11.2005 N 03-03-04/2/119 Минфин России разъяснил одну из таких ситуаций, когда физическому лицу - клиенту организации (в упомянутом Письме фигурирует банк) предлагаются прохладительные напитки, чай, кофе, печенье и т.д. На вопрос о том, являются ли затраты на приобретение соответствующей продукции представительскими расходами, финансовое ведомство ответило отрицательно и указало, что такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Обратите внимание!

Чиновники не признают представительскими расходы на приобретение чая, кофе, печенья и конфет, которые предлагаются представителям контрагента (курьерам, экспедиторам), ожидающим документы (Письмо Минфина России от 12.05.2010 N 03-03-06/1/327). Отметим, что в указанном Письме финансовое ведомство прямо не называет подобные затраты экономически неоправданными. Однако полагаем, что признание их для целей налога на прибыль (например, в составе внереализационных расходов) может вызвать претензии со стороны налоговых органов.

По нашему мнению, если затраты организации на официальный прием и (или) обслуживание физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, направлены на получение дохода, экономически оправданны, документально подтверждены и, таким образом, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то их можно учитывать в целях налогообложения на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.