1. Значение и сущность контроля.
2. Принципы организации контроля.
3. Виды контроля.
4. Процесс контроля.
5. Поведенческие аспекты контроля.
1.
Контроль – процесс обеспечивающий достижения организации своей цели. Необходимость контроля обусловлена следующим:
Ø Контроль позволяет преодолеть фактор неопределенности, как в отношении внутренних, так и в отношении внешних переменных.
Ø Контроль позволяет своевременно спрогнозировать возникновение негативных или кризисных ситуаций.
Ø Контроль позволяет ориентировать систему управления на сильные аспекты в деятельности организации.
Результаты контроля служат основой оценки и вознаграждения персонала.
2.
Эффективный контроль должен обеспечить реализацию целей предприятия с наименьшими затратами. Поэтому основные принципы контроля это:
Ø Стратегическая направленность контроля
Ø Контроль должен быть ориентирован на результат
Ø Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности
|
|
Ø Контроль должен быть своевременным
Ø Контроль должен быть гибким
Ø Контроль должен быть простым и понятным
Ø Контроль должен быть экономичным
3.
Т.к. организация представляет собой сложную систему, поэтому возникает необходимость использования различных видов контроля.
Классификация контроля:
1. По времени и цели проведения: предварительный контроль (который проводится до начала работ, с целью предупреждения возможных негативных явлений в будущем)
текущий контроль (который проводится в ходе выполнения работ, для того чтобы своевременно выявить и откорректировать неучтенные или негативные аспекты)
итоговый контроль (который проводится для оценки сильных и слабых сторон деятельности организации, чтобы учесть это в будущем)
2. По охвату контролируемого объекта: сплошной контроль
выборочный контроль
3. По субъектам контроля: самоконтроль
взаимоконтроль
внешний контроль
4. По уровням управления: управленческий контроль (высший и средний уровни управления. Направлен на контроль показателей деятельности). Подразделяется на стратегический и текущий.
о перационный (низовой уровень управления направлен на контроль производственных операций – контроль деятельности)
5. По интенсивности: усиленный
нормальный
6. По регулярности проведения контроля: непрерывный
эпизодический
4.
Процесс контроля состоит из следующих этапов:
1. Разработка стандартов. Часто этот этап совпадает с процессом планирования, когда закладываются основные показатели, по которым в дальнейшем осуществляется контроль. На этом этапе необходимо уточнить показатели, конкретизировать их. Принять решения о формах, методах, сроках, периодичности проведения контроля. Назначить ответственных за проведение контроля. Ответственные должны знать цель проведения контроля, ознакомиться с предыдущими результатами контроля.
|
|
2. Сопоставление достигнутых результатов с намеченными стандартами. Для этого необходимо наметить возможные отклонения.
Отклонения – это параметры работы, в рамках которых результаты считаются удовлетворительными.
Для каждого объекта контроля масштаб допустимых отклонений будет индивидуальным.
Отклонение – это показатель между минимально допустимым и максимально возможным показателем.
Необходимо измерить результат. Это могут быть различные формы и методы контроля: ревизия, лабораторные исследования, стендовые испытания, экспертная оценка, факторный анализ, анализ документации, аттестация персонала / рабочего места.
После проведения измерения проводятся сопоставление плановых и фактических показателей и определяется уровень отклонения. В зависимости от полученных результатов организуется третий этап контроля.
3. Действия по результатам контроля. Здесь может быть несколько вариантов действий:
a) Отклонение = 0. При совпадении плановых и фактических – ничего не предпринимать.
b) Отклонения = + 5%. При превышении масштаба допустимых отклонений (в обе стороны) необходимо выяснить причины отклонений.
В зависимости от причин может быть 2 варианта действий: корректировка деятельности; пересмотреть стандарты (показатели) контроля в сторону + или -.
По результатам контроля необходимо использовать систему информирования и мотивации сотрудников.
5.
В любой деятельности предприятия задействованы сотрудники данного или смежного предприятия. Ужесточение контроля не всегда приводит к положительным результатам, т.к. ограничивает свободу действий сотрудников. В практике работы возникают существенные ошибки при организации и проведении контроля:
1) Не информирование сотрудников и результатов контроля.
2) Проведение формального контроля.
3) Проведение жесткого тотального контроля.
4) Контроль по случаю инцидента (контроль вдогонку за отступлениями в работе).
5) Наказание виновных по результатам контроля без устранения причин негативных моментов.
6) Наиболее широкое использование наказаний по результатам контроля и незначительное использование положительных методов мотивации.
В связи с ошибками, при проведении контроля, могут быть следующие рекомендации по организации эффективного контроля:
1. Стандарты контроля должны быть жесткими, но реально достижимыми.
2. Необходимо совместно с исполнителями обсуждать стандарты контроля, а так же формы и методы проведения контроля.
3. Действия по результатам контроля должны быть незамедлительными (теория мотивации ожиданий).
4. Система мотивации сотрудников должна основываться на показателях и критериях контроля.
5. Должна быть гласность и открытое обсуждение о результатах контроля, для того чтобы совместно с работниками выяснить основные причины отклонений и возможные способы корректировки деятельности.
6. В организации должна быть разработана система контроля по всем направлениям деятельности, а формы и методы контроля должны быть разнообразными.
7. Периодичность контроля должна быть оптимальной для каждого вида деятельности.