Проведение аудита «на месте» (экспертиза документации)

Основные элементы аудита:

· предварительное совещание с руководством проверяемого подразделения в целях: обсуждения и подтверждения скорректированного плана-графика аудита; времени проведения опросов; ознакомления с методами и процедурами аудита, включая классификацию отклонений (несоответствий); информирования о порядке рассмотрения апелляций по процедурам проведения аудита или выводов по его результатам;

· в случаях проведения анализа документации и экспертизы документации на месте без длительного перерыва между ними допустимо не проводить предварительного совещания с руководством подразделений при условии, что соответствующие вопросы обсуждены в процессе вводного совещания;

· обмен информацией в ходе аудита (относительно рисков, связанных с безопасностью и охраной окружающей среды, о выходе из области аудита, об обстоятельствах, затрудняющих проведение аудита, о невыполнимости плана аудита и т.д.) в целях корректировки плана аудита или прекращения аудита;

· уточнение роли и обязанностей сопровождающих лиц, наблюдателей и технических экспертов;

· сбор и верификация информации в соответствии с планом-графиком и анализ соответствия показателей деятельности подразделения критериям экоаудита, подтверждаемого представленной документацией.

Документирование и поддержание записей по программе экоаудита.

В целях обоснованности результатов экоаудита аудитор обязан иметь достаточно представительные свидетельства экоаудита - ссылки на информацию, содержащуюся в документации организации, характеризующую ее деятельность в перечисленных выше областях и имеющую отношение к критериям аудита.

Аудитор должен документально оформлять записи, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверж­дающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами)аудиторской деятельности и корпоративным стандартом.

Под документацией понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора, получаемые и хранимые аудитором на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Документация экоаудиторской группы должна содержать:

· план аудита;

· программу аудита;

· план-график аудита;

· результаты проверки документации и отчетности аудируемой организации (рабочие записи аудитора);

· протоколы выявленных отклонений (несоответствий);

· статус мероприятий по устранению отклонений (срочность их выполнения);

· протоколы вводного и заключительного совещания аудиторской группы с руководством аудируемых подразделений.

Рабочие записи используются аудитором:

· при осуществлении текущего контроля выполненной работы (итоги которой обычно подводятся в конце рабочего дня на совещании аудиторов);

· для фиксирования аудиторских доказательств, подтверждающих выводы аудитора.

Аудитор должен составлять рабочую документацию в форме и объеме, необходимых и достаточных для по­нимания выполненных им аудиторских процедур, их результатов и сделанных выводов.

В случаях, когда ауди­тор оценивал сложные принципиально важные вопросы деятельности или высказывал по ним профессиональное суждение, в рабочую документацию следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необхо­димую аргументацию.

Аудитор вправе определять состав и объем документации, руководствуясь своим профессиональ­ным мнением. Вместе с тем объем документации должен быть таков, чтобы в случае пере­дачи работы другому аудитору он смог бы исключительно на основе данной докумен­тации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с пре­жним аудитором) понять результаты проделанной работы и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Допускается использо­вать графики, аналитическую и иную документацию, подготовленные аудируемой организацией. В этих случаях аудитор обязан убе­диться в том, что такие материалы оформлены надлежащим образом.

Рабочие документы обычно содержат:

· информацию, касающуюся организационно правовой формы деятельности и административной структуры аудируемой организации;

· копии юридических документов, соглашений и протоколов или извлечения из них;

· информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемая организация осуществляет свою деятельность;

· информацию, отражающую процесс корректировки плана-графика аудита;

· доказательства понимания аудитором документации госстатотчетности и результатов производственного экологического контроля;

· иллюстрацию наиболее важных экологических показателей деятельности организации и тенденций их изменения;

· сведения о характере, временных рамках, объеме ранее проведенных аудиторских процедур и результатах их выполнения;

· копии сообщений, направленных другим аудиторам, техническим экспертам и третьим лицам, и полученных от них ответы;

· копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемой организации или обсуждавшимся с ними, выявленные существенные отклонения, письменные заявления, полученные от аудируемой организации;

· выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе аудита, и сведения о дей­ствиях, предпринятых им в связи с этим;

· отклонения (несоответствия) и подтверждающие их свидетельства аудита, классифицированные и ранжированные, проанализированные руководителем аудиторской группы и руководителем аудируемого подразделения для подтверждения объективности свидетельств аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы соответствовать целям аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведе­ния. Рекомендуется использовать разработанные аудиторской организацией типовые формы документации (например, стандартную структуру ауди­торского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, ти­повые письма и обращения, отчета, заключения, протоколов, совещаний и т.д.).

В случае проведения аудиторских проверок в течение ряда лет некоторые файлы рабочих документов (папки) могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой инфор­мации.

Рабочие документы являются собственностью аудитора.

Они могут быть предоставлены ауди­руемой организации по усмотрению аудитора, но не должны служить заменой каких-либо записей и документации аудируемой организации.

После подготовки экоаудиторского отчета и экоаудиторского заключения (завершения экоаудита) и при отсутствии каких-либо разногласий по форме принятого экоаудиторского заключения рабочие документы передаются экоаудиторской организации для проведения технического контроля (при необходимости) и уничтожения в надлежащем порядке.

Формирование выводов экоаудита.

Выводы экоаудита - это результаты анализа собранных свидетельств аудита в целях формирования заключения экоаудита о соответствии деятельности аудируемой организации законодательству, положениям, стандартам в области аудита.

Выводы аудита:

а) указывают на соответствие (или несоответствие) критериям аудита;

б) должны определять направления улучшения деятельности проверяемой организации.