Тема 4. Текст документа

Основные вопросы темы

1. Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах.

2. Типовые и трафаретные тексты.

3. Структура текста.

1. Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающей в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Речевая информация в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают субъекты управленческих процессов (организации, должностные лица, работники), зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами, в связи с чем все информационные потоки организации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

В зависимости от вида и разновидности документа, содержания его информации текст документа может иметь сплошной и связанный вид или делиться на разделы. Например, текст справки, как правило, имеет сплошной характер или связанный характер (две части), однако, если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Разделы имеют уставы, положения, должностные и другие инструкции, протоколы. Постановления, приказы, распоряжения, как правило, подразделяются на пункты.

Сплошной текст имеют, как правило, докладные записки, объяснительные записки, заявления, представления, служебные (деловые) письма, телеграммы и т.д. Однако в зависимости от назначения этих документов, от того, на чем авторы хотят сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения текста (связанный текст, разделы, таблицы).

В текстах управленческих документов далеко не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом, действуют нормы сочетаемости. Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

• приказ – издается;

• контроль – возлагается на кого-либо, осуществляется;

• должностной оклад – устанавливается;

• выговор – объявляется;

• порицание – выносится;

• архив – создают, обрабатывают, сдают (документ) в …;

• вакансию – имеют, замещают;

• совещание – готовят, открывают, ведут;

• закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Компоненты сочетаний «иметь значение» и «играть роль» не следует менять местами.

Одно из отличительных свойств управленческой терминологии – наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Пример расшифровки термина в тексте: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедствий)». Однако значение юридического термина «форс-мажор» шире: «событие, чрезвычайные обстоятельства, которые не могут быть предусмотрены, предотвращены или устранены какими-либо мероприятиями...». Следовательно, в цитируемом документе должно содержаться уточнение: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Применение иностранных слов должно быть обоснованным, целесообразным, вызываться необходимостью. Если необходимо сделать выбор между синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых – русское, а другое – заимствованное, надо, прежде всего, определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста документа и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла – «удобный в бытовом отношении, благоустроенный».

2. Разработка типовых текстов документов – одна из основных задач унификации и стандартизации, связанная со снижением затрат на управленческие документы. Для оригинальных задач стандартизируются принципы решения, для однотипных текстов стандартизируются технология их составления и формы представления.

Типовые и трафаретные тексты не разрабатываются для форм документов, ведение которых не вызывается действительными потребностями управления. Элементы типовых текстов устанавливает ГОСТ Р 6.30–2003. В последние годы издано множество альбомов, справочников, сборников образцов управленческой и деловой документации с типовыми схемами (в том числе пакеты прикладных программ). Однако не все из них полностью соответствуют нормативам и стандартам.

В организациях разрабатываются альбомы форм документов – сборники эталонных унифицированных форм документов.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации.

Постоянная информация – повторяющиеяся сведения, общие для всех документов одного вида или разновидности.

Переменная информация – сведения, специфические для каждого документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в от- веденные для этого поля.

Формы представления унифицированного текста:

• трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией;

• таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков;

• анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

3. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (на- пример, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками после них.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководителю организации, текст излагается от первого лица, единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»). В текстах коллегиальных органов изложение ведется от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В положениях, инструкциях, справках, актах и других документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст служебного (делового) письма излагается, как правило, от первого лица множественного числа («просим», «направляем»). Однако ГОСТ Р 6.30–2003 допускает в письмах и иные формы изложения.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

В тексте приказа недопустимо употреблять:

• произвольные сокращения и сокращенные наименования;

• сложные придаточные предложения и большое число причастных и деепричастных оборотов;

• разные термины для обозначения одних и тех же понятий;

• выражения типа «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.