2015-04-12
711
1. Оформление постановлений, решений, приказов и распоряжений.
2. Оформление протоколов.
3. Оформление докладных и объяснительных записок, справок.
4. Служебные письма: порядок составления и оформления.
1. Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Кроме того, решения – совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, одни из которых действуют на основе коллегиальности, а другие – на основе единоначалия.
Постановления и распоряжения оформляются на бланках и имеют реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа. Наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(Приложение 1)». На самом приложении в верхнем правом углу указывается: «Приложение 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 16 июля 2010 г. № 18)».
Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют при- ем, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесения взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на бланке приказа либо на общем бланке организации. Обязательные реквизиты: наименование организации (с указанием подчиненности, если имеется ведомство), название вида документа (ПРИКАЗ), дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Требования к заголовку: четкость, краткость, выражение содержания документа.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Если приказ готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты и события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами (без пробелов). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя (исполнителей), предписываемое действие, срок выполнения поручения. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывается, если предписываемое действие (действия) носит постоянный характер.
Приказ может содержать пункт об отмене ранее действовавшего идентичного по содержанию приказа или отдельной его части (пункта, приложения). В конце приказа целесообразно предусмотреть пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Визы проставляются:
• на проекте приказа до его представления на подпись;
• всеми заинтересованными лицами, преимущественно руководителями структурных подразделений;
• на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
При наличии приложений в соответствующих пунктах распорядительной части приказа даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2). На первом листе приложения в правом верхнем углу указывается, к какому приказу (пункту приказа) относится приложение (Приложение 2 к п.3 приказа от 22.08.2010 № 136).
Если приказом утверждается какой-либо документ, то в соответствующем пункте приказа делается отметка «прилагается», а на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу размещается гриф утверждения. Приложение к приказу, как правило, визирует исполнитель, подготовивший его, или руководитель структурного подразделения.
Подлинник приказа подписывает руководитель организации или, в его отсутствие, специально уполномоченное лицо.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, а так- же коллегиальным органом управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Порядок оформления распоряжений идентичен порядку оформления приказов. Различие: в распоряжении не используется ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.
2. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на бланке протокола либо на общем бланке организации. Части протокола: вводная и основная. Состав вводной части: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.
В случае, если присутствующих не более 15 человек, их фамилии указываются в алфавитном порядке с указанием места работы и занимаемой должности. При большом количестве присутствующих составляется отдельный список, прилагаемый к протоколу. В повестке дня вопросы располагаются по степени их важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об».
Состав основной части протокола (строится в соответствии с вопросами повестки дня): разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
В полной форме протокола в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы выступающего (докладчика), содержание его выступления (доклада, информации, отчета). В кратком протоколе – фамилия выступающего и тема его выступления. Вместо записи больших по объему выступлений допускается прилагать к протоколу их текст. В этом случае делается запись: (текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полной форме протокола фиксируются выступления участников заседания, включая вопросы к ним.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение. Постановляющую часть целесообразно делить на пункты.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Дата протокола – дата протоколируемого заседания.
3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки, адресованные руководителю вышестоящей организации, оформляются на общем бланке организации; внутренние докладные записки – на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.
Смысловые части докладной записки:
• изложение фактов и событий, причин, послуживших поводом для составления документа;
• анализ сложившейся ситуации;
• выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять руководителю организации в связи с изложенными фактами.
Докладная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Дата докладной записки – дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличие от докладной записки: не содержит выводов и предложений. Оформляются на стандартном листе бумаги.
Смысловые части объяснительной записки:
• факты, послужившие поводом к составлению документа;
• причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Части текста предложения: обоснование и заключение (перечень предложений). Составляются руководителем подразделения или специалистом, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Составляются заместителем руководителя организации, руководителем подразделения, его заместителем. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Оформляются на стандартном листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов (справки, адресованные руководителю вышестоящей организации, – на общем бланке организации).
Основные реквизиты: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Смысловые части справки:
• изложение фактов, послуживших основанием или поводом для составления документа;
• конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, то текст ее состоит из разделов. Допускается представлять текст в виде таблицы. Справка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. Справка, адресованная в другие организации, подписывается руководителем организации-составителя. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.
4. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5. Обязательные реквизиты: наименование организации-автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.
Примерные смысловые части служебного письма:
- вступление – причина возникновения вопроса или его краткая история; ссылка на документ, послуживший поводом для составления письма;
- основная часть (доказательство) – изложение существа вопроса, приведение доказательств или опровержений;
- заключение – формулировка основной цели письма.
Ограничения: не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов; объем письма не должен превышать двух страниц.
Письма визируются (на втором экземпляре) и подписываются руководителем организации или его заместителем, а также, в случае необходимости, руководителем соответствующего структурного подразделения. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, проставляемую в нижней части листа под реквизитом «подпись». Дата письма – дата его подписания.
