Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти.
В федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, и согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.
|
|
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти.
Один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ.
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. В случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы ДОУ, 2-й используется в службе ДОУ как рабочий экземпляр, 3-й – применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й – в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ федерального органа исполнительной власти в электронном виде.