Функции документов

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет.

Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные.

Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

Специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Слайд 7.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.

Слайд 8.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества.

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Слайд 9.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.

Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Слайд 10.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).