Функции менеджмента

Термин «функция» латинского происхождения (functio) и в буквальном переводе означает исполнение, осуществление, деятельность.

В различных науках понятие «функция» трактуется по-разному: в математике – это зависимая переменная, изменяющаяся по мере изменения другой величины аргумента; в психологии – это результат сложной рефлекторной деятельности; в социологии – роль, которую выполняет определенный институт, или процесс в системе более широкого целого.

Бизнес включает определенные процессы, процедуры, операции, основанные на разделении труда и его кооперации. Управление данным процессом требует специализации управленческого труда, расчленения его на отдельные виды. Специализированный вид управленческой деятельности, являющийся продуктом процесса разделения и кооперации труда в сфере управления, называется функцией управления.

Как вид управленческой деятельности функция является частью управленческого труда, отраслью управленческой работы, которая характеризуется единством и однородностью содержания выполняемых операций и процедур. Система функций управления представляет собой управленческий труд, или процесс управления.

Процесс формирования и обособления функций управления происходил и происходит по мере роста и развития общественного производства, дальнейшего разделения труда и его специализации как в сфере производства, так и в сфере управления. Этим определяется объективный характер формирования функций управления.

Любая функция управления как разновидность управленческой деятельности имеет:

· цель, поскольку управленческий труд является целесообразным;

· содержание, включающее необходимые однородные операции и процедуры, выполняемые для достижения цели;

· результат, достигаемый после выполнения функции.

Функции менеджмента выделены французским горным инженером Анри Файолем, который считал, что управлять – значит прогнозировать и планировать, организовывать и руководить командой, координировать и контролировать. Он выделил пять функций менеджмента, впоследствии получивших название общих, а именно: предвидение (планирование), организация, распорядительная деятельность, координация и контроль. И одновременно разделил все функции на шесть групп – производственная, финансы, охрана, учет, администрирование, техника безопасности, сегодня называемых специальными.

В современной трактовке общими функциями управления являются планирование, организация, мотивация, контроль. Они дают временную характеристику процессу управления, т.е. весь процесс управления представляется как последовательная цепь циклически повторяющихся общих функций.

Планирование. Цикл управления начинается с планирования. На этой стадии разрабатываются планы, в которых указывается, что требуется сделать.

Планирование включает постановку целей и задач управления, прогнозирование возможного развития объекта управления, определение путей и средств достижения поставленных целей. Оно находит свое выражение в конкретных плановых расчетах, заданиях, показателях. В процессе планирования появляется возможность предвидеть ситуации, предусмотреть варианты их разрешения.

Функция планирования пронизывает все виды управленческой деятельности. С точки зрения объекта планирования, различают планирование производственной программы, научно-технического развития, труда, маркетинга и т. п. Уровни планирования: национальная экономика – концерн – предприятие – цех – участок – рабочее место. Планирование охватывает все стадии производственного процесса, такие как, например, материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции.

Организация как функция управления нацелена на создание и упорядочение объекта и субъекта управления, взаимосвязей между ними и внутри них. Функция организации предполагает работу по воплощению планов в жизнь.

Мотивация. Усилия, качество, эффективность труда работников зависят от их личных мотивов, а также стимулов, предлагаемых менеджментом организации.

Для побуждения людей к действию, принятию и реализации управленческих решений необходимо выполнить функцию мотивации. Мотивация в менеджменте определяется как «процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации», а также и как «способность заставить людей делать хорошо и с энтузиазмом то, что должно быть сделано».

Современные теории мотивации делятся на две группы: содержательные и процессуальные. Содержательные теории основываются на определении потребностей и идентификации мотивов личности, побуждающих людей действовать так или иначе. Процессуальные теории не оспаривают, что человек действует на основе мотивов и для удовлетворения потребностей, но сосредоточивают свое внимание на том, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения.

Контроль. Даже самый хороший план, отличная организация и мотивация труда не гарантируют в социально-экономических системах достижения запланированного результата. Чтобы определить, насколько точно, своевременно и качественно выполняются планы, выявить и устранить отклонения, реализуется функция контроля. В результате контроля может быть выяснено, что плановый результат достигнут, или наоборот, его не представляется возможным достичь. Функция контроля включает комплекс работ по сбору, накоплению и обработке управленческой информации, по анализу и оценке соответствия деятельности аппарата управления, самого производства заданным параметрам и проведению корректировок. Контроль выполняет функцию обратной связи в системе управления.

Контроль завершает управленческий цикл. Затем вновь выполняется функция планирования и начинается новый цикл управления.

Наряду с общими функциями происходит процесс обособления специальных (конкретных) функций управления, отражающих отраслевые особенности, структуру производства и стадии производственного процесса. Например, на крупном машиностроительном предприятии к таким функциям относятся стратегическое и технико-экономическое управление, управление научными разработками, технической подготовкой производства, материально-техническим снабжением, сбытом, основным и вспомогательным производствами, финансами, персоналом, качеством и др.

Функции управления постоянно развиваются, наполняясь новым содержанием, в частности, в условиях формирования рынка, научно-технического прогресса появляются новые функции, такие как маркетинг, управление инновационной деятельностью, управление риском, креативное планирование и управление, управление организационными знаниями и др.

Общие и специальные функции менеджмента взаимосвязаны друг с другом. Так, выполнение каждой специальной функции управления предполагает выполнение всех общих функций менеджмента. К примеру, чтобы управлять основным производством, качеством или финансами, необходимо эти процессы планировать, организовывать, контролировать, а людей, их осуществляющих, мотивировать.

Планирование в менеджменте

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанный с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Планирование является органической частью процесса управления, задающей направление и параметры будущего состояния и развития организации.

Цель планирования – определение будущего состояния, тенденций и перспектив развития объекта управления.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (основополагающими правилами) менеджер руководствуется при сопоставлении планов.

Принципы планирования:

- Полнота планирования. При планировании должны использоваться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

- Точность планирования. При составлении планов должны использоваться современные методы, средства, методики, которые будут обеспечивать большую точность.

- Ясность планирования. Цель, задачи планирования должны иметь простые формулировки, доступные для их осознания каждым членом организации. Поняв, осмыслив их, любой сотрудник предприятия будет прикладывать усилия для скорейшего достижения цели организации.

- Непрерывность планирования. Планирование – это не одноразовый акт, а непрерывно повторяющийся и постоянно длящийся во времени процесс.

- Экономичность планирования. Расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

Содержание планирования многоаспектно. Но основное его содержание может быть раскрыто через характеристику элементов и этапов планирования. Плановая деятельность на любом уровне иерархии управления включает следующие элементы:

- постановку целей и задач;

- определение необходимых ресурсов и их распределения;

- установление критериев достижения целей;

- определение временных рамок (сроков) выполнения поставленных показателей, задач, целей;

- предвидение возможных последствий достижения целей и учет риска;

– доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

Результатом выполнения функции планирования являются различные планы: план работы предприятия на год (квартал), бизнес-план, план работы цеха (отдела) на месяц, индивидуальный план работы сотрудника.

Таблица 2.3.1 – Классификация планов

Признак классификации	Виды планов
1 По длительности действия (времени)	1.1 Стратегические, характеризующие развитие организации на длительный период времени. 1.2 Тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период. 1.3 Оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов.

Окончание табл. 2.3.1

2 По уровню иерархии	2.1 Организации в целом. 2.2 Структурных подразделений. 2.3 Функциональных служб
3 По содержанию	3.1 Экономические. 3.2 Социальные. 3.3 Организационные. 3.4 Научно-технические и др.
4 По функциям	4.1 Маркетинга. 4.2 Основного и вспомогательного производств. 4.3 Финансовые. 4.4 Инновационного развития и др.

Степень проработки и детализации элементов и этапов планирования, его результат зависят от многих факторов, важнейшими из которых являются следующие:

· вид плана. Система планов организации иерархична и включает следующие их виды:

– общие (основополагающие, концепция фирмы);

– стратегические (долгосрочное развитие предприятия, его сфер маркетинга, сбыта, производства, НИОКР, финансов, персонала, инноваций);

– тактические (планы создания условий для хозяйственных операций – производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала и т.д. на среднесрочный период);

– оперативные (конкретных действий на краткосрочный период);

· субъект планирования, его квалификация и профессионализм;

· объект планирования (какая сфера деятельности и что планируется);

· период (сроки) планирования;

· принципы, методы, приемы и методики планирования;

· используемые средства планирования (персональные компьютеры, локальная внутренняя компьютерная сеть, Интернет);

· техника планирования;

· порядок согласования планов.

Все эти факторы должны быть учтены при планировании и четко определены менеджментом предприятия. Менеджмент предприятия должен организовать процесс планирования. Эту работу выполняют высший менеджмент, плановый отдел, все другие менеджеры организации.