Документационное обеспечение управления и его составляющие

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Объект делопроизводства составляют собственно управленческие документы.

Первоначально термин делопроизводство появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» – решат вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Делопроизводственная процедура – специфическая операция с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Она как бы вплетается в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца.

Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) – есть технология делопроизводства, технология работы с документами.

Основные составляющие документационного обеспечения управления представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Составляющие документационного обеспечения управления