Составление и оформление информационно-справочной и справочно-аналитической документации

6.2.1 Докладная записка– документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации требующих принятия решения.

Докладные записки подразделяются на:

· внешние – представляется руководителю вышестоящей организации;

· внутренние – представляется руководителю организации или структурных подразделений.

Внутренние докладныезаписки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать — в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она направляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

6.2.2 Служебная записка(рапорт) – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

6.2.3 Предложение–документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

6.2.4 Объяснительная записка– документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

6.2.5 Заявление–документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или структурного подразделения, оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем.

Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

6.2.6 Протокол заседания– документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений и сами решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Оформление протоколов возлагается на работника из соответствующего подразделения (совета), ответственного за работу с документами.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. В заголовке к протоколу указывается наименование протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Существует два вида протоколов – полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более пятнадцати, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(Текст доклада прилагается)».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Если сведения каких-либо пунктов из основной части протокола необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц, составляется выписка из протокола.

Выписка из протокола оформляется на общем бланке организации. Ее обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола; наименование протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа; председатель, секретарь, ФИО присутствующих; текст (номер и наименование пункта повестки дня и основная часть протокола по данному пункту повестки), отметка о заверении копии.

6.2.7 Акт– документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты, с точки зрения их содержания и назначения, подразделяются на акты:

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

· приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев

и другие.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем организации или вышестоящей организацией, по распоряжению которой проводились действия, завершившиеся составлением акта.

6.2.8 Справка – документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Внешние справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают ректор и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером или руководителем организации и начальником управления кадров и заверяются печатью. Для таких справок используются унифицированные бланки.

6.2.9 Заключение– документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другую организацию составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

6.2.10 Перепискаявляется особой группой в информационно-справочной документации – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и другие), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве организации, около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, уже начинают терять свою актуальность и факсы. Известны организации, как правило, вновь создаваемые, которые вообще не приобретают факсимильную технику. Её с успехом заменяют компьютеры, при помощи которых отправить или принять факс можно с намного лучшим качеством и скоростью. На сегодняшний день самый эффективный метод осуществления деловой переписки – это электронная почта.

Служебное письмо–это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, сопроводительные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

· письмо оформляется на бланке письма;

· письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

· текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме, не должен допускать различного толкования; факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно;

· независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию и в необходимых случаях разъясняющие и дополняющие материалы;

· письмо подписывается руководителем в рамках предоставленной ему компетенции.

Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер; ссылка на дату и номер поступившего документа (если письмо является ответным); адресат, заголовок к тексту, подпись; отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать. Датой письма является дата его подписания. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история, если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважительного обращения к адресату («Уважаемый …») и заключительную формулу вежливости («С уважением …»).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите функции и состав информационно-справочной и справочно-аналитической документации.

2. Каковы правила составления и оформления докладной, служебной и объяснительной записок и предложений?

3. Каковы требования к содержанию и оформлению протокола заседания и выписки из протокола?

4. Перечислите виды актов и основные правила их составления.

5. Назовите основные требования к оформлению служебной переписки.