Лекция 7 Плановая и отчетная документация

Функции и состав плановой документации.Составление, оформление и виды плановой документации организации. Отчетная документация

7.1 Функции и состав плановой документации

Планирование – как функция управления, объективная необходимость деятельности организации. Назначение планирования состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым подразделением и всей организацией и призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями.

Планирование включает в себя определение:

· конечных и промежуточных целей;

· задач, решение которых необходимо для достижения целей;

· средств и способов их решения;

· требуемых ресурсов, их источников и способа и распределения.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия:

· план;

· перспективный план;

· программа;

· график;

· схема;

· генеральная схема.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства РФ одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

7.2 Составление, оформление и виды плановой документации организации

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Программа – плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

Вид планирования обусловлен характером задач, которые ставит перед собой организация, и возможными сроками их решения. В соответствии с этим планирование подразделяют на долгосрочное (10-15 лет), среднесрочное (3-5 лет), краткосрочное, или текущее (1-2 года) и оперативное (от одного до 10-12 рабочих дней).

Система планов предполагает наличие:

· стратегического плана;

· текущего плана;

· оперативно-календарного плана;

· бизнес-плана.

Процесс долгосрочного планирования включает экономическое прогнозирование, стратегическое планирование и разработку долгосрочного плана.

Главной функцией экономического прогнозирования является анализ экономических, социальных, экологических и научно-технических тенденций. При экономическом прогнозировании проводят сопоставительный анализ возможностей организации с достижениями конкурентов, изучают состояние рынка, особенности отрасли, в пределах которой будет функционировать организация.

Стратегическое планирование предусматривает разработку глобальных целей развития организации в отдаленной перспективе с учетом неконтролируемых факторов внешней среды. В рамках стратегического планирования целевые установки могут упорядочиваться различными способами, однако, как минимум, выделяются четыре типа целей:

· рыночные: какой сегмент рынка товаров и услуг планируется охватить, каковы приоритеты в основной производственно-коммерческой деятельности компании;

· производственные: какие структура производства и технология обеспечат выпуск продукции необходимого объема и качества;

· финансово-экономические: каковы основные источники финансирования и прогнозируемые финансовые результаты выбираемой стратегии;

· социальные: в какой мере деятельность компании обеспечит удовлетворение определенных социальных потребностей общества в целом или отдельных его слоев.

Существует несколько вариантов стратегических планов развития организации:

· суммативный (главный) план дает представление об организации в будущем, основных целях, направлениях и стратегиях его развития, рынках сбыта, требованиях к желательным темпам роста производства и прибыльности;

· функциональный план отражает новые направления деятельности организации без учета его отдельных подразделений (производственных, сбытовых, инвестиционных и др.) с целью оптимального распределения материальных, трудовых и финансовых ресурсов в перспективе;

· экономический план по возможности конкретизирует суммативный план в показателях прибыли, рентабельности, оборота, инвестиций, доли рынка, а также показывает направления и способы конкуренции, возможные последствия реализации различных стратегий;

· план развития организации предусматривает мероприятия по перестройке или совершенствованию его структуры и системы управления в связи с реализацией суммативного плана.

Стратегический план может иметь следующую структуру:

Раздел 1 «Содержание и целевые установки деятельности организации», где излагаются предназначение и стратегическая цель деятельности организации, масштабы и сфера деятельности, тактические цели и задачи.

Раздел 2 «Прогнозы и ориентиры» где приводятся прогнозы экономической ситуации на рынках капиталов, продукции и труда, намеченные перспективные ориентиры по основным показателям.

Раздел 3 «Специализированные планы и прогнозы»:

· маркетинговый план;

· новая продукция и рынки сбыта.

· план производства и реализации продукции;

· план инновационной деятельности;

· план по труду и социальному развитию;

· план по себестоимости продукции и издержкам производства;

· план прибыли и рентабельности производства;

· план охраны природы и рациональному использованию природных ресурсов;

· план внешнеэкономической деятельности.

При разработке долгосрочного плана устанавливаются общие принципы ориентации организации на перспективу (концепцию развития), определяют главное направление и программы развития, содержание и последовательность осуществления важнейших мероприятий, обеспечивающих достижение поставленных целей. Объектами долгосрочного планирования являются: производственные мощности, инвестиции, финансовые средства, исследования и разработки, доля рынка, организационная структура и т.п. В рамках долгосрочного планирования разрабатывают новые стратегии «продукт-рынок» и пути ликвидации разрыва между прогнозными значениями показателей и теми, которые могут быть реализованы. Для этого проводят анализ возможностей расширения производства, ввода новых мощностей, снижения издержек, изменения номенклатуры, создания зарубежных филиалов и др.

Поскольку оценка перспектив в условиях стихийного развития рынка крайне неопределенна, при долгосрочном планировании невозможно ориентировать организацию на достижение количественных показателей и поэтому обычно ограничиваются разработкой лишь важнейших качественных характеристик, конкретизируемых в программах. Через них осуществляют координацию перспективных направлений развития всех подразделений организации с учетом их потребностей и имеющихся ресурсов.

На основе программ разрабатывают среднесрочные планы, которые уже содержат не только качественные характеристики, но и количественные показатели, детализированные и конкретизированные с точки зрения выбора средств для реализации целей, намеченных в рамках перспективного планирования.

Среднесрочные планы чаще всего охватывают пятилетний срок. В них формулируют основные задачи на установленный период: производственную стратегию в целом и каждого подразделения (реконструкция и рост производственных мощностей, освоение новой продукции и расширение ассортимента); стратегию сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих увеличению сбыта); финансовую стратегию (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования, структура портфеля ценных бумаг); кадровую политику (состав и структура кадров, их подготовка и использование). Наряду с этим определяют объемы и структуру необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения с учетом внутрифирменной специализации и кооперирования производства. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.

Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели по продуктам, данные о капиталовложениях и источниках финансирования. Его разрабатывают в производственных подразделениях организации с ориентацией на ликвидацию так называемых узких мест, т.е. на такие сферы деятельности, где наиболее ограничены возможности влияния на общие результаты.

Функциональные подразделения организации отвечают за разработку планов развития своих подразделений по производственным мощностям, труду, прибыли, маркетингу, финансам. На уровне организации среднесрочное планирование осуществляют по отдельным проектам, разрабатывают планы научных исследований, маркетинга, производства, ввода мощностей по труду и финансовый план.

Краткосрочное (текущее) планирование осуществляют путем детальной разработки (обычно на год) планов для организации в целом и ее отдельных подразделений. Главная задача текущего планирования – разработка плана реализации продукции и на его основе системы планов: по сырью, производства, по труду, движения запасов готовой продукции, сметы расходов, рекламных мероприятий, реализации прибыли, кредитного, капитальных вложений, исследований и разработок, финансового плана.

Основными звеньями текущего плана производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных в долгосрочных и среднесрочных планах. Например, календарные планы производства составляют на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки производственных мощностей и их использовании с учетом обусловленных сроков исполнения каждого заказа. В календарных планах производства предусматривают расходы на реконструкцию имеющихся мощностей, замену оборудования, сооружение новых организаций и предприятий, обучение рабочей силы. Текущее планирование тесно связано с планами различных партнеров и поставщиков, и поэтому эти планы либо согласовывают, либо их отдельные элементы являются общими для организации – производителя и его партнеров.

Он определяет тактику деятельности организации, разрабатывается по всем направлениям хозяйственной деятельности на один год. В нём отражаются изменения, которые учитываются в стратегическом плане. Текущий план - это развёрнутая программа деятельности организации и его подразделений, направленная на успешное выполнение стратегии. Разрабатывается с разбивкой по полугодиям (кварталам, месяцам).

Реализацию текущих планов осуществляют через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляют обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению – центру прибыли, а затем консолидируют в единый бюджет, или финансовый план организации.

Бюджет представляет собой план расходов и доходов в стоимостном и натуральном выражении. Бюджеты должны соответствовать всем разделам плана и охватывать все стороны деятельности организации. Бюджеты составляют или укрупнено, или разрабатывают в деталях. Общий бюджет организации включает все бюджеты по различным направлениям планируемой деятельности.

Выделяют два основных вида бюджетов: бюджеты капитальных затрат и бюджеты текущих операций. Бюджеты капитальных затрат применяют исключительно для контроля и оценки долгосрочных планов, требующих для реализации больших капитальных вложений. Бюджеты текущих операций используют для планирования и контроля повседневной производственной и сбытовой деятельности и связанных с этим функций.

Оперативное планирование охватывает период от одного до 10-12 рабочих дней. Оперативно-календарный план не вносит изменения в текущий план.

Оперативно-производственное планирование – разработка заданий и методов их выполнения по отдельным подразделениям на короткие отрезки времени (декаду, сутки, смену) с целью обеспечения выполнения текущего плана и синхронности, ритмичности организации. Оно служит базой для оперативного регулирования и повседневного управления (контролинга) производства.

Оперативные планы, которые чаще всего бывают суточными, состоят обычно из следующих основных элементов:

· производственных программ цехов, участков и технологических линий, отражающих реальную загрузку производственных мощностей;

· оперативных заданий этим подразделениям;

· планов-графиков движения изделий, узлов и деталей по технологической цепочке.

В оперативных планах устанавливают загрузку оборудования, последовательность выполнения различных операций технологического цикла и время, отводимое для этого, а также расстановку работающих с учетом имеющихся производственных мощностей, материальных ресурсов и персонала. Все это должно обеспечить оптимальный ход производственных процессов, рациональное использование материальных и трудовых ресурсов, полное и своевременное выполнение плановых заданий, поддержание необходимого ритма работы организации.

При оперативно-производственном планировании детализируют в основном количественные показатели:

· объём переработки сырья;

· выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении;

· объём работ и услуг вспомогательных цехов;

· затраты на производство.

Основная форма производственного задания на декаду или пятидневку – оперативный план-график, в котором объём производства продукции или выполнения работ указывается по датам.