Документирование системы менеджмента качества

Документирование системы менеджмента качества предусматривает разработку документов, необходимых для построения, функционирования, проверки и постоянного улучшения системы менеджмента качества (СМК). Наличие в организации утвержденной документации СМК придает системе официальный статус и делает её видимой не только для пользователей документацией, но и для проверяющих и заинтересованных сторон организации. Результативность и эффективность СМК во многом зависят от того, насколько качественно она документирована.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»требует наличия в организации документированной системы менеджмента качества, но не системы документов. Предназначение документации СМК:

а) Передача информации

Тип документации и степень документированности организации зависят от характера продукции и услуг, природы процессов организации, степени формализации системы коммуникаций, уровня коммуникативных навыков внутри организации, а также ее организационной культуры.

б) Подтверждение соответствия – как свидетельство того, что запланированное было действительно выполнено.

в) Распространение знаний – надлежащим образом распространять и сохранять опыт организации.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001«Системы менеджмента качества. Общие положения и словарь», документ – это информация и соответствующий носитель. При этом под информацией понимаются значимые данные, т.е. данные, обладающие способностью сохранять свою ценность (необходимость, полезность) для пользователя в течение определенного времени. В СМК значимые данные выступают в виде требований к характеристикам продукции, процессам и системе в целом, а также в виде планов (программ) и свидетельств, полученных в ходе мониторинга, измерений, контроля и аудита. Носителем информации служит материал, на котором записана информация и который обеспечивает её сохранение и воспроизводство. При этом носитель может быть бумажным, магнитной лентой, оптическим диском, фотографией, шаблоном образца и др. Таким образом, термин «документированный» не означает только «написанный».

Отдельные документы, как и вся документация СМК, представляют собой интеллектуальную собственность организации и являются её информационным ресурсом. Документы являются средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий в СМК, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.

Документирование СМК позволяет организации решать такие задачи, как:

· установление требований к осуществлению процессов;

· подготовка новых работников по вопросам функционирования и важным характеристикам процессов и СМК (документы выступают хранителями корпоративной памяти, обеспечивают преемственность в системе);

· обеспечение воспроизводимости и прослеживаемости выполнения процессов;

· проведение измерений и аудита;

· оценивание достигнутых результатов, анализ, пересмотр и улучшение процессов и системы менеджмента;

· оценивание результативности и пригодности СМК.

Специалистами «Конфлакса» разработаны следующие 12 положений по документированию СМК:

1. Ценность документов СМК и степень доверия к ним определяется значимостью заключенной в них информации.

2. Сколько бы усилий не было вложено в разработку документов СМК, их ценность проявляется лишь тогда, когда они оказываются в нужное время в нужном месте.

3. Полезность документов СМК определяется практической потребностью в этих документах, а также знаниями, опытом и восприятием их пользователей.

4. Любой документ СМК следует воспринимать как продукт интеллектуальной деятельности, требующий уважительного отношения к себе вне зависимости от того, в какую форму он обличен.

5. Эффективность использования документов СМК зависит не столько от их ценности, сколько от того, как они применяются пользователями.

6. Внедренный документ СМК может до поры, до времени быть никому ненужным. Но это не означает, что документ «умер», он может оказаться «вполне живым» при возникновении спорной ситуации в сфере действия документа и при подготовке новых сотрудников.

7. Каждый документ СМК имеет своего разработчика, который несет ответственность за его содержание и своевременное обновление. Любой пользователь документа вправе подвергнуть его аргументированной критике и довести эту критику до сведения автора документа в установленном порядке.

8. Документы СМК обеспечивают преемственность деятельности в системе. С уходом сотрудников, разработавших эти документы, сами документы остаются и выступают хранителями корпоративной памяти.

9. Избыток информации в документе СМК также вреден, как и её недостаток.

10. Документом СМК может оказаться и то, что не предполагалось быть таковым. Например, непредусмотренные аудио- и видеозаписи, фотографии и пр.

11. Небрежно оформленный документ СМК может оказаться неэффективным в практике его применения. Проектировщики самолетов говорят, что некрасивый самолет не полетит, а математики – что некрасивый вывод уравнения свидетельствует о его неправильности.

12. Привычка к документам СМК на бумажном носителе не должна стать преградой к освоению документов на электронном носителе. Вместе с тем, создание документов на электронных носителях не должно переводить любые бумажные документы в разряд несоответствующих современным требованиям. Совершенно очевидно, что некоторые виды бумажных документов СМК (например, Политика в области качества, рабочие инструкции, записи и др.) ещё долгое время будут сохранять право на жизнь.