Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях

Документы постоянного и временного (свыше 10) лет срока хранения находятся в структурных подразделениях в период формирования их в дела и в течение двух лет после завершения формирования. Например, дела завершенные в 1992 году должны передаваться из подразделения в архив предприятия в 1995 году.

Документы временного (до 10) лет срока хранения остаются в подразделениях до истечения срока хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел.

При смене руководителя наличие дел должно отражаться в актах приема - передачи дел.

Дела следует хранить в запирающихся шкафах с учетом техники пожарной безопасности.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в порядке их номеров по номенклатуре дел. На корешках обложек дел указывается индекс по номенклатуре. К обратной дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел структурного подразделения.

Магнитные ленты с фонограммами хранятся у секретаря руководителя, который их проводил. На ленте и коробке делается отметка о дате совещания и времени записи и другие сведения, позволяющие полностью идентифицировать этот документ.

Компьютерную информацию рекомендуется хранить на жестком диске не более одного года после ввода в ПК, если информация не будет обновляться. При необходимости более длительного хранения данные переносятся на две дискеты или магнитные ленты две (регулярно проверяемые). Документы со сроком хранения более 5 лет должны переноситься на бумажные носители.

Выдача дел в другие подразделения и сторонние организации.

Сторонним организациям дела выдаются по актам, утвержденным руководителем. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие из дел постоянного срока хранения производится с письменного согласия руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи документа. В структурные подразделения предприятия дела выдаются во временное пользование без составления акта, но с обязательным оформлением карты - заместителя установленного образца. Личные дела и документы с грифом ограниченного пользования выдаются только сотрудникам, указанным в специальном списке, утвержденных руководителем.

Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение