Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные дела, рационализаторские предложения и т. п.), приложение 13.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел предприятия. Требования к составлению описей дел:

· заголовки дел вносятся в опись на основании номенклатуры дел,

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером.

· порядок нумерации дел в описях - валовый за несколько лет

· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом предприятия.

· графы описей дел точно соответствуют тем сведениям, которые вынесены на обложку дел;

· при вненсении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”. При этом все другие сведения вносятся в опись полностью

· для дел, содержащих документы за несколько лет, делаются ссылки на номера дел после каждого года;

· графа описи “примечания» ипользуется для отметок о приеме дел, о физическом состоянии, о передаче дел в подразделения, организации со ссылкой на акты, о наличии копий.

· описи дел составляются по установленной, в трех экземплярах.