Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:
а) доставку и прием документов;
б) первичную обработку документов;
в) предварительное рассмотрение документов;
г) рассмотрение документов руководством предприятия;
д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);
е) осуществление контроля за исполнением документов;
ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;
з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.
|
|
Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:
-проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
-проверку правильности ее адресования;
-вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей);
-распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются но назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки.
-простановку штампов с отметкой «Входящий №» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);
-заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).
После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.
По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)', или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.
Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоящему пособию.
|
|
По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.
Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.
После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан.
Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым'.
Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.