Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:
а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
б) регистрацию документов;
в) подготовку документов к отправке;
г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;
е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами
документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ-для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.
Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).
|
|
Это означает, что исходящий документ должен:
а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложении или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинное носителе;
г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист для помещения последнего в дело;
д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового от правления (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производите;
путем простановки штампа «Исходящий №» и внесения справочных)
данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лис: (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.
Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке
|
|
включает:
проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;
фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
вложение документов в конверты (упаковки);
заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.
Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.