Учет кассовых операций

Для хранения наличных денежных средств организация должна иметь кассу. Приход наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), выдача денег производится по расходным кассовым ордерам (РКО), платежным ведомостям, расчетным листкам, счетам. Наличные деньги принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Всем приходным и расходным кассовым документам присваивается номер, и они регистрируются в журнале кассовых документов. После получения или выдачи наличных денег на основании кассовых документов формируется кассовая книга.

В конце рабочего дня кассир формирует два экземпляра отчета кассира (кассовой книги). Первый экземпляр со всеми приложениями передается главному бухгалтеру, второй подписывается главным бухгалтером и хранится у кассира.

Для учета наличия и движения наличных денежных средств в валюте РФ используется субсчет 50.01. Суммы прихода отражаются по дебетовой стороне счета, расхода – по кредитовой.

На субсчете 50.01 ведется аналитический учет по субконто «Статьи движения денежных средств», которому соответствует одноименный справочник. Справочник открывается командой Банк и Касса ® Статьи движения денежных средств.

Документ Приходный кассовый ордер

Документ Приходный кассовый ордер (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям:

- Оплата от покупателя;

- Прием розничной выручки;

- Возврат денежных средств подотчетником;

- Возврат денежных средств поставщиком;

- Получение наличных денежных средств в банке;

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

- Прочий приход денежных средств.

В случае оформления поступления денежных средств от покупателя или комиссионера документ ПКО может быть выписан на основании документов Реализация товаров и услуг или Отчет комиссионера. При оформлении таких операций следует устанавливать вид операции Оплата от покупателя.

В том случае, если с помощью приходного кассового ордера фиксируется предоплата, то на основании приходного кассового ордера можно выписать документ Счет-фактура выданный на авансовый платеж.

Для операции Оплата от покупателя возможно автоматическое разбиение суммы платежа на оплату и аванс, для этого необходимо указать счет учета аванса. По договорам в валюте и в условных единицах в налоговом учете отражаются курсовые разницы как внереализационные доходы или расходы.

Если необходимо оформить операцию получения денег от поставщика за возвращенные ему ранее позиции номенклатуры, то в приходном кассовом ордере устанавливается вид оплаты Возврат денежных средств поставщиком.

В случае оформления операции по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетником устанавливается вид операции Возврат денежных средств подотчетником. При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников организации.

С помощью документа Приходный кассовый ордер можно оформить операцию получения денежных средств с банковского счета в кассу компании. При этом в документе устанавливается вид операции Получение наличных денежных средств в банке и указывается расчетный счет, с которого сняты денежные средства.

При получении кредитов и займов наличными выбирается операция Расчеты по кредитам и займам с контрагентами.

Если необходимо принять розничную выручку с торговой точки, то устанавливается вид операции Приём розничной выручки. В случае, если торговая точка автоматизирована, проводки по бухгалтерскому учету формируются документом Отчет ККМ о продажах, а не Приходным кассовым ордером. В случае неавтоматизированной торговой точки необходимо взвести соответствующий флаг в форме документа, и проводки по бухгалтерскому учету сформируются самим документом Приходный кассовый ордер.

В остальных случаях выбирается операция Прочий приход денежных средств.

На закладке Печать вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, от кого поступили денежные средства (поле Принято от в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.

Документ Расходный кассовый ордер

Документ Расходный кассовый ордер (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям:

- Оплата поставщику;

- Возврат денежных средств покупателю;

- Выдача денежных средств подотчетнику;

- Прочий расход денежных средств;

- Выплата заработной платы;

- Взнос наличными в банк;

- Инкассация денежных средств;

В случае оформления выплаты денежных средств поставщику или комитенту РКО может быть выписан на основании документов Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг или документа Отчет комитенту. При оформлении таких операций следует устанавливать вид операции Оплата поставщику.

Если необходимо оформить операцию выдачи денежных средств покупателю за возвращенные им товары, то необходимо установить вид операции Возврат денежных средств покупателю. В этом случае РКО может быть выписан на основании документа Возврат от покупателя, или документа Заказ покупателя.

В случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции Выдача денежных средств подотчетнику. При оформлении данной операции необходимо из справочника Физические лица выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства. Валюта, зафиксированная в документе РКО, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу, будет определена как валюта подотчетного лица. Именно в этой валюте подотчетное лицо должен будет отчитываться, и оформлять авансовый отчет.

При оформлении операции Взнос наличными в банк в документе указывается та касса компании, из которой расходуются наличные денежные средства, и тот расчетный счет организации, на который они поступают.

На основании расходного кассового ордера с установленным видом операции Инкассация денежных средств можно ввести документ Платежный ордер: поступление денежных средств, отражающий операцию по зачислению инкассированных денежных средств на расчетный счет организации.

В документе предусмотрена возможность фиксации выплаты так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Например – это может быть оплата аренды помещений, выдача денежных средств на представительские расходы и т.д. В этом случае вид операции устанавливается "Прочий расход денежных средств" и вводится дополнительная информация о статье движения денежных средств.

В документе также вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, кому выданы наличные денежные средства (поле Выдать в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу. При проведении документа по бухгалтерскому учету в группе полей Получатель указывается дополнительная информация о виде расчетов, типе расчетов и о том счете расчета, на который необходимо отнести данный платеж.

Отчет Кассовая книга

Отчет Кассовая книга можно сформировать командой Банк и касса ® Кассовая книга или Отчеты ® Кассовая книга. Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. В настройках также можно указать параметры печати последнего листа, а именно – является ли последний лист в книге последним в году, месяце или это обычный лист. Можно также распечатать обложку кассовой книги. При формировании кассовой книги запоминается номер сформированного листа, который хранится в регистре сведений Номера листов кассовой книги.

Кассовая книга в программе составляется не по проводкам по счету 50, а на основании проведенных документов ПКО и РКО и тех данных, которые в них указаны.